Ein Fahrtenbuch zu führen, mag zwar ein wenig umständlich sein, bringt aber in vielen Fällen wichtige Vorteile mit sich. Die meisten Fahrtenbuchführer entscheiden sich freiwillig dafür, jede einzelne Tour mit ihrem Wagen schriftlich festzuhalten; nur in seltenen Fällen besteht eine gesetzliche Verpflichtung. Wie dem auch sei: Das sorgfältig geführte Dokument bietet die Möglichkeit, genau nachzuvollziehen, wann welcher Fahrer mit dem betreffenden Auto unterwegs war, wohin die Reise ging und welche Kilometerzahl dabei zusammenkam.
Fahrtenbücher können analog oder digital sein
Das gute alte Logbuch aus der Schifffahrt hat einen kleinen Bruder an Land bekommen: das Fahrtenbuch. In früheren Jahren gab es ausschließlich analoge Fahrtenbücher, doch inzwischen stellen immer mehr Fahrzeugbesitzer auf die elektronische Variante mit GPS-Unterstützung um: Das funktioniert noch schneller und genauer – und so lassen sich auch größere Fuhrparks sehr viel einfacher überwachen. Die virtuellen Daten können nämlich zentral gespeichert und abgerufen werden, niemand muss mehr von Fahrzeug zu Fahrzeug gehen und die Fahrdaten mühsam einsammeln.
Diese Daten gehören ins Fahrtenbuch
Welche Daten sind es überhaupt genau, die in ein Fahrtenbuch gehören? Zuerst einmal ist es Sinn dieses Dokumentes, wirklich jede einzelne mit einem Fahrzeug unternommene Fahrt nachvollziehbar zu machen. Das heißt also, dass jeder, der das betreffende Auto bewegt, einen Eintrag vornehmen muss. Der Fahrer trägt folgende Daten ein:
- Datum
- Name des Fahrers
- Grund für die Fahrt
- Startpunkt
- Tachostand vor dem Start
- Zielpunkt
- Tachostand am Ende der Fahrt
- evtl. auch die gefahrenen Kilometer
In einem Fahrtenbuch, das Zeile für Zeile diese Daten enthält, werden Lücken ganz schnell ersichtlich. Wenn das Dokument dem Finanzamt oder der Polizei vorzulegen ist, sollte es so glaubwürdig und geschlossen wie möglich erscheinen und deshalb mit großer Sorgfalt geführt werden. In einer größeren Firma sind enge Kontrollen durch den Fuhrparkleiter zu empfehlen, der die Mitarbeiter im Zweifelsfall immer wieder ermahnt.
Darf man Fahrtenbücher nachträglich ändern?
Ein Fahrtenbuch sollte immer änderungssicher geführt werden, das heißt zum Beispiel für den analogen Bereich, dass zum Ausfüllen ein Kugelschreiber statt eines Bleistiftes genutzt wird. Nachträgliche Änderungen sind nicht gern gesehen, doch manchmal schleicht sich ein Fehler eine, der dringend der Korrektur bedarf. Sollten Sie einmal nicht umhinkönnen, das Fahrtenbuch an der einen oder anderen Stelle zu ändern, so sollten Sie Ihren Eingriff so nachvollziehbar wie möglich gestalten: Machen Sie deutlich, was genau Sie geändert haben und warum. Die Begründung ist nötig, damit jeder, der sich später mit dem Buch befasst, eine Manipulation ausschließen kann. Auch der Name der eingreifenden Person sollte erscheinen, für eventuelle Rückfragen.
In welchen Fällen sollte ein Fahrtenbuch geführt werden?
Für Arbeitnehmer mit Dienstfahrzeug
Der durchschnittliche Privatmensch benötigt für sein Auto kein Fahrtenbuch, es sei denn, er selbst ist an den statistischen Daten über die Fahrzeugnutzung interessiert. Im beruflichen Bereich sieht das schon ganz anders aus: Mancher Arbeitnehmer nutzt sein Dienstfahrzeug sowohl privat als auch für den Job – ohne Fahrtenbuch geht das Finanzamt von einem »vollen Sachbezug« aus. Der Privatanteil wird also auf 100 % geschätzt, insofern keine anderen Daten vorliegen.
Nur ein vollständig geführtes Fahrtenbuch ermöglicht es dem Arbeitnehmer, einen reduzierten Sachbezug geltend zu machen. Wichtig ist hierbei, die Vorgaben des Finanzamtes genau zu beachten, damit das Dokument hinterher tatsächlich Anerkennung findet. In vielen Fällen schreibt der Arbeitgeber ohnehin das Führen von Fahrtenbüchern für Dienstfahrzeuge vor, dann besteht für den Nutzer keine andere Wahl.
Für Unternehmer
Unternehmer, die für ihre Arbeit ein Fahrzeug benötigen, führen in aller Regel ebenfalls ein Fahrtenbuch: Denn nur so lassen sich die einzelnen Fahrten und die damit verbundenen Kosten gegenüber dem Amt glaubhaft darstellen. Ob ein Fahrzeug dem betrieblichen oder privaten Vermögen zugerechnet wird, hängt entscheidend von seiner Nutzung ab und damit auch von den im Fahrtenbuch verzeichneten Daten.
Nur ein Wagen, der zu mehr als 50 % der betrieblichen Nutzung unterliegt, gehört auch dem Betriebsvermögen an. Machen Sie in Ihrem Fahrtenbuch sehr genau deutlich, wann Sie Ihr Fahrzeug privat verwenden und wann Sie mit ihm dienstlich unterwegs sind. Dabei gilt: Der Weg zwischen Arbeitsstätte und Wohnung gilt bereits als betriebliche Nutzung. Wer für die weiteren Dienstfahrten fleißig Belege sammelt, steht damit auf der sicheren Seite!
Diese Positionen gehören zu den absetzbaren Betriebskosten
- Treibstoff für das Auto
- PKW-Versicherung
- Maut-Gebühren
- Parkgebühren
- eventuelle Reparaturen
- Inspektionskosten
- Absetzung für Abnutzung (Afa)
- eventuelle Leasingraten
Bitte beachten: Wird ein Wagen nachweislich zu mehr als 50 % betrieblich genutzt, können Sie den tatsächlichen Kostenanteil steuerlich absetzen. Fallen beispielsweise 20.000 Euro nachgewiesene Betriebskosten für das Fahrzeug an und Sie nutzen es zu 70 % betrieblich, dann geben Sie 14.000 Euro Unkosten in der Steuererklärung an. Bei den restlichen 6.000 Euro handelt es sich um rein private Kosten, die Sie komplett selbst tragen.
Nutzen sie Ihr Fahrzeug zu weniger als 50 % betrieblich, so gehört es dem Privatvermögen an. Sie haben damit die Wahl, ob Sie in der Steuererklärung das Kilometergeld für dienstliche Fahrten angeben oder, wie im oben genannten Beispiel, die realen Kosten für die betriebliche Verwendung ermitteln. Das Kilometergeld in Österreich beträgt 42 Cents je gefahrenen Kilometer. Im höchsten Fall kommen dabei im Jahr 12.600 Euro zusammen, weil die zu verrechnende Kilometerzahl auf 30.000 begrenzt ist.
Unser Tipp: Bei einem Fahrzeug, das unter 50 % dienstlich genutzt wird, rechnen sie zuerst den steuerlich absetzbaren tatsächlichen Anteil an den Betriebskosten aus. Dann ermitteln Sie das gesamte Kilometergeld für das betreffende Kalenderjahr und vergleichen die beiden Zahlen: Entscheiden Sie sich dafür, den höheren Betrag in der Steuererklärung zu vermerken!
Für firmeneigene Fuhrparks
Ein Unternehmer möchte seine Betriebskosten und die zur Verfügung stehenden Ressourcen sehr genau im Auge behalten, denn nur auf diese Weise lassen sich solide Planungen durchführen. Darum benötigt jedes Fahrzeug des Fuhrparks ein eigenes Fahrtenbuch, damit der Fuhrparkleiter den Überblick behält. Das elektronische Fahrtenbuch, ausgerüstet mit GPS-Funktion, ist in diesem Bereich heutzutage gar nicht mehr wegzudenken! An der Datenschnittstelle laufen sämtliche Informationen zusammen.
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