Fahrtenbuch in Österreich - Vorlage und Pflichtangaben

Wofür sich ein Fahrtenbuch rechnet

Bei einem Dienstwagen mit 50.000 Euro Anschaffungswert kostet die Privatnutzung 960 Euro im Monat an Sachbezug - also 960 Euro mehr steuerpflichtiges Einkommen. Wer nachweist, dass er im Jahresschnitt höchstens 500 Kilometer im Monat privat fährt, zahlt nur den halben Sachbezug: 480 Euro. Bei einem Grenzsteuersatz von 40 Prozent sind das rund 2.300 Euro weniger Steuer im Jahr. Der Nachweis ist das Fahrtenbuch.

Das ist der eine große Grund. Die anderen: Selbstständige, die ihr Auto nicht zu 100 Prozent betrieblich nutzen, brauchen es für die Aufteilung der Kosten. Und wer Kilometergeld geltend macht, muss die Fahrten belegen können - ohne Aufzeichnung erkennt das Finanzamt nichts an.

Der halbe Sachbezug: die 500-Kilometer-Grenze

Stellt der Arbeitgeber ein Auto auch für Privatfahrten zur Verfügung, ist das ein geldwerter Vorteil. Die Sachbezugswerte 2026:

Der maßgebliche CO2-Grenzwert richtet sich nach dem Jahr der Erstzulassung und sinkt jährlich; für Fahrzeuge mit Erstzulassung ab 2025 liegt er bei 126 Gramm pro Kilometer nach WLTP. Für Elektroautos fällt gar kein Sachbezug an - dort ist ein Fahrtenbuch für diesen Zweck also entbehrlich. Zur laufenden Besteuerung des Fahrzeugs selbst siehe die KFZ-Steuer.

Entscheidend ist die Formulierung der Sachbezugswerteverordnung: Das Fahrzeug darf „nachweislich im Jahresdurchschnitt nicht mehr als 500 km monatlich für Privatfahrten" genutzt werden. Zwei Punkte werden dabei regelmäßig übersehen:

• Es zählt der Jahresdurchschnitt, nicht jeder einzelne Monat. 6.000 Privatkilometer im Jahr sind die Grenze - ein Urlaub mit 2.000 Kilometern im August ist unschädlich, solange die anderen Monate niedrig bleiben.
• Der Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zählt als Privatfahrt. Das ist der häufigste Grund, warum die Rechnung nicht aufgeht: 20 Kilometer einfach an 220 Arbeitstagen ergeben bereits 8.800 Kilometer und sprengen die Grenze allein.

Bei sehr geringer Privatnutzung lässt die Wirtschaftskammer eine kilometerbezogene Bewertung zu - mit Sätzen von 0,50 beziehungsweise 0,67 Euro je Privatkilometer, je nach Fahrzeugkategorie. Voraussetzung ist auch hier, dass sämtliche Fahrten lückenlos aufgezeichnet sind.

Diese Angaben verlangt das Finanzamt

Ein Fahrtenbuch wird nur anerkannt, wenn jede einzelne Fahrt fortlaufend und zeitnah erfasst ist. Je Fahrt gehören hinein:

Woran Fahrtenbücher in der Prüfung typischerweise scheitern:

• Sammeleinträge: „Kundenbesuche, 340 km" für eine ganze Woche wird nicht anerkannt. Jede Fahrt einzeln.
• Nachträgliche Erstellung: Ein Fahrtenbuch, das erkennbar in einem Zug am Jahresende geschrieben wurde - gleiche Tinte, gleiche Schrift, keine Korrekturen -, verliert seine Beweiskraft.
• Rundungen: Kilometerstände, die alle auf 0 oder 5 enden, wirken geschätzt.
• Lücken: Springt der Kilometerstand zwischen zwei Einträgen, fehlt eine Fahrt. Das Finanzamt darf dann die gesamte Aufzeichnung verwerfen, nicht bloß den fraglichen Tag.

Wird das Fahrtenbuch verworfen, gilt der volle Sachbezug rückwirkend für den gesamten Zeitraum. Bei 480 Euro Differenz im Monat kommen über drei Jahre schnell fünfstellige Nachforderungen zusammen.

Vorlage zum Ausdrucken

Die folgenden Spalten decken alles ab, was für den halben Sachbezug und für Kilometergeld nachzuweisen ist. Die Tabelle lässt sich direkt ausdrucken oder als CSV-Datei herunterladen und in Excel oder LibreOffice weiterführen.

Vorlage als CSV herunterladen Seite drucken

Die beiden ausgefüllten Zeilen zeigen den Punkt, an dem die meisten Fahrtenbücher ungenau werden: Die Rückfahrt vom Kunden nach Hause ist keine Dienstfahrt, sondern Weg zwischen Arbeitsstätte und Wohnung - und damit privat.

Elektronisches Fahrtenbuch

Apps und GPS-Boxen erfassen Datum, Strecke und Kilometerstand automatisch; der Fahrer ordnet die Fahrt danach nur noch beruflich oder privat zu. Das spart Zeit und beseitigt die häufigste Fehlerquelle, die Lücke.

Anerkannt wird eine elektronische Aufzeichnung, wenn sie dieselben Angaben enthält wie die handschriftliche und nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder zumindest protokolliert sind. Eine frei überschreibbare Excel-Tabelle erfüllt das nicht - sie lässt sich beliebig ändern, ohne dass es auffällt. Wer Excel nutzt, sollte die Datei monatlich abschließen und unveränderbar archivieren, etwa als PDF mit Zeitstempel.

Bei GPS-gestützten Systemen kommt der Datenschutz dazu: Die laufende Standorterfassung eines Dienstwagens ist eine Kontrollmaßnahme, die die Menschenwürde berührt. Sie braucht in Betrieben mit Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung, sonst die ausdrückliche Zustimmung der betroffenen Mitarbeiter.

Wie lange aufbewahren?

Für steuerliche Zwecke gilt die Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren nach § 132 BAO, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, für das die Aufzeichnung gilt. Läuft ein Verfahren, verlängert sich die Frist, bis es abgeschlossen ist. Das Fahrtenbuch gehört zu den Aufzeichnungen, die im Original vorzulegen sind - ein nachgetipptes Reinschrift-Exemplar ersetzt das Original nicht.

Das andere Fahrtenbuch: die Lenkerauskunft

Ein Begriff, zwei völlig verschiedene Dinge. Neben dem steuerlichen Fahrtenbuch gibt es die Auskunftspflicht nach § 103 Abs. 2 KFG: Wird mit einem Fahrzeug eine Verwaltungsübertretung begangen, muss der Zulassungsbesitzer der Behörde auf Verlangen mitteilen, wer das Fahrzeug zum fraglichen Zeitpunkt gelenkt hat. Wer das nicht kann, riskiert eine eigene Strafe - und zwar unabhängig davon, wie hoch die ursprüngliche Strafe gewesen wäre.

Für Firmen mit mehreren Nutzern desselben Fahrzeugs ist das ein zweiter, praktischer Grund für ein Fahrtenbuch: Ohne Aufzeichnung lässt sich sechs Wochen später nicht mehr sagen, wer gefahren ist.

Häufig gestellte Fragen

Ist ein Fahrtenbuch in Österreich Pflicht?

Nein, es gibt keine allgemeine Pflicht. Es ist ein Beweismittel: Wer den halben Sachbezug, Kilometergeld oder den betrieblichen Kostenanteil geltend machen will, muss die Fahrten nachweisen - und dafür ist das Fahrtenbuch die anerkannte Form.

Wie viele Privatkilometer sind für den halben Sachbezug erlaubt?

Höchstens 500 Kilometer monatlich im Jahresdurchschnitt, also 6.000 Kilometer im Jahr. Der Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zählt dabei als Privatfahrt.

Was muss in jedem Eintrag stehen?

Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende, Ausgangs- und Zielort mit Adresse, gefahrene Kilometer getrennt nach beruflich und privat, der Zweck der Fahrt und bei mehreren Nutzern der Name des Fahrers.

Reicht eine Excel-Tabelle?

Nur eingeschränkt. Sie enthält zwar alle Angaben, ist aber jederzeit änderbar. Anerkannt wird eine elektronische Aufzeichnung, wenn nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder protokolliert sind - etwa durch monatlichen Abschluss und unveränderbare Archivierung.

Was passiert, wenn das Fahrtenbuch nicht anerkannt wird?

Dann gilt der volle Sachbezug rückwirkend für den gesamten Zeitraum. Bei 480 Euro Differenz im Monat sind das über drei Jahre mehr als 17.000 Euro zusätzliches steuerpflichtiges Einkommen.

Wie lange muss ich es aufbewahren?

Sieben Jahre nach § 132 BAO, gerechnet ab dem Ende des betreffenden Kalenderjahres. Bei laufenden Verfahren länger.

Brauche ich für ein Elektroauto ein Fahrtenbuch?

Für den Sachbezug nicht - Fahrzeuge mit 0 g CO2 sind davon befreit. Für Kilometergeld oder die betriebliche Kostenaufteilung schon.

Quellen

wko.at - KFZ-Sachbezug: Werte, Grenzen und halber Sachbezug

bmf.gv.at - Sachbezug Kraftfahrzeug

usp.gv.at - Steuerliche Regelungen für Kraftfahrzeuge

§ 132 BAO - Aufbewahrungsfristen

§ 103 KFG - Pflichten des Zulassungsbesitzers (Lenkerauskunft)