Bei vielen beruflichen Tätigkeiten stehen Dienstreisen auf der Tagesordnung. Sei es, dass eine Messe im Auftrag des Arbeitgebers besucht wird, oder dass der Kontakt zu einem Kunden gepflegt werden soll – in jedem Fall muss der Arbeitnehmer irgendwie zum Ort des Geschehens kommen. Noch bedeutsamer sind Reisen für Mitarbeiter im Außendienst. Für Sie gehört die Mobilität fest zur eigenen Tätigkeit. In vielen Fällen einigen sich dabei Arbeitnehmer und Arbeitgeber darauf, dass die Dienstreisen bzw. die täglichen Fahrten mit dem privaten PKW erledigt werden. Dies bringt unter Umständen für beide einen Vorteil.
Der Arbeitgeber muss nicht extra ein Auto für seinen Mitarbeiter anschaffen. Der Arbeitsnehmer kann sich dagegen den Aufwand die Nutzung seines privaten Wagens über das sogenannte Kilometergeld erstatten lassen. Für das Kilometergeld gibt es in Österreich eine Reihe von Regelungen, die sie sowohl bei der Abrechnung als auch bei der Steuererklärung beachten werden sollten. Wir möchten in den folgenden Abschnitten klären, in welchen Fällen überhaupt das Kilometergeld dem Arbeitgeber in Rechnung gestellt werden kann. Darüber hinaus soll geklärt werden, wann auch eine Steuerfreiheit für die gezahlten Beträge gewährt wird. Aus Sicht der Arbeitnehmer, die ihren privaten PKW beruflich nutzen, ist es natürlich außerdem von Bedeutung, welche Kosten rund um ihren Wagen mit dem Kilometergeld abgegolten sind. Wie Sie konkret bei der Berechnung des Kilometergeldes vorgehen, wird in einem abschließenden Abschnitt mit Hilfe einiger Beispiele gezeigt.
In diesem Fällen können Sie sich Kilometergeld vom Arbeitgeber zurückholen
Kilometergeld vom Arbeitgeber steht Ihnen im Prinzip immer dann zu, wenn Sie im Auftrag ihres Unternehmens unterwegs sind und dabei Ihren privaten PKW nutzen. Allerdings muss hierfür eine entsprechende Regelung mit dem Arbeitgeber getroffen werden. Die rechtlichen Grundlagen hierfür werden in Österreich im Rahmen der Richtlinien für Arbeitnehmer geregelt. Die Bestimmungen gelten dabei nicht nur für klassische Angestellte im öffentlichen Dienst, sondern auch für Angestellte in der Privatwirtschaft sowie für Selbstständige. Im Bereich der Privatwirtschaft erfolgt die konkrete Regelung zum Umgang mit dem Kilometergeld normalerweise im Rahmen übergeordneter Tarifverträge. Häufig ist ein entsprechender Passus auch Teil des normalen Arbeitsvertrages. Nach dem Grundprinzip der Regelung zum Kilometergeld können die Fahrtkosten entsprechend der tatsächlich gefahrenen Kilometer gegenüber dem Arbeitgeber geltend gemacht werden. Dieser zahlt die Beträge dann monatlich an den Arbeitnehmer aus. Dabei spielt es im Übrigen keine Rolle, ob die Dienstfahrt mit einem PKW, einem Motorrad oder auch einem Fahrrad unternommen wurde. Die entscheidende Frage aus Sicht des Arbeitnehmers besteht dagegen darin, ob die Beträge unter die Einkommensteuer fallen oder nicht. Hieran hat der Staat einige Bedingungen gestellt, die wir Ihnen im nächsten Artikel genauer vorstellen und erläutern möchten.
Für das Kilometergeld kann Steuerfreiheit gewährt werden
Zunächst einmal werden alle Zahlungen, die der Arbeitgeber an den Arbeitnehmer leistet, als steuerpflichtig betrachtet. Vor diesem Hintergrund hätten auch Zahlungen, die im Rahmen des Kilometergeldes geleistet werden, einen steuererhöhenden Effekt. Durch die höheren Bezüge würde sich nicht nur die Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Steuern erhöhen, sondern durch das höhere Einkommen würde unter Umständen auch der Steuersatz selber steigen. Der Nutzen, den der Arbeitnehmer aus dem Kilometergeld ziehen kann, wäre somit weitgehend dahin. Aus diesem Grunde ist es wichtig darauf zu achten, dass alle Bedingungen erfüllt sind, die das Finanzamt zur Gewährung der Steuerfreiheit für das Kilometergeld voraussetzt. Diese Bedingungen müssen erfüllt sein:
- es liegt eine Dienstreise vor
- der amtliche Höchstsatz wird nicht überschritten
- der Arbeitnehmer kommt für den Betrieb des Fahrzeuges selber auf
- die Fahrten können mit Hilfe eines Fahrtenbuches nachgewiesen werden
Entscheidend ist zunächst die Frage, ob die Fahrt überhaupt einen dienstlichen Hintergrund hat. Dies ist immer dann der Fall, wenn die Fahrt ausschließlich im Interesse des Unternehmens erfolgt. Dies klingt zunächst einleuchtend, ist in verschiedenen Einzelfällen aber unter Umständen nicht ganz klar voneinander zu trennen. So hat die Fahrt von zu Hause zur Arbeit zwar eindeutig keinen dienstlichen Charakter im Sinne der Kilometergeldregelung. Wird allerdings von Zuhause direkt zu einem Kunden gefahren, können die dabei absolvierten Kilometer durchaus abgerechnet werden.
Eine weitere wichtige Voraussetzung, die erfüllt sein muss, damit das Finanzamt die Steuerfreiheit des gezahlten Kilometergeldes anerkennt, besteht darin, dass der Arbeitnehmer in vollem Umfang selber für den Betrieb des Fahrzeuges aufkommt. Dazu muss das genutzte Fahrzeug nicht unbedingt dem Arbeitnehmer gehören, der es für eine Dienstfahrt nutzt. Entscheidend ist viel mehr, dass er während der Fahrt für den Wagen verantwortlich ist und etwa die Tankrechnung bezahlt und darüber hinaus auch für zusätzliche Kosten aufkommt. Dazu können etwa Mautgebühren, Parkgebühren oder auch Ordnungsgelder gehören. Dazu darf der geltende steuerliche Höchstsatz nicht überschritten werden. Maximal dürfen dabei pro Jahr 30.000 km bzw. maximal 12.600 Euro für Dienstfahrten abgerechnet werden. Für das Fahrrad gelten 1.500 km bzw. 570 Euro als Höchstsatz. Und auch eine vierte Voraussetzung sollte unbedingt beachtet werden. Wird ein privater PKW für eine Dienstreise genutzt, muss dies im Nachhinein zweifelsfrei nachgewiesen werden können. Dafür ist am besten die Führung eines Fahrtenbuches geeignet, in welches neben dem Ziel der Fahrt auch Reiseweg und die Anzahl der zurückgelegten Kilometer sowie der Hintergrund der Reise dokumentiert werden. Auch das Datum der Reise sowie Abfahrts- und Ankunftszeit müssen exakt festgehalten sein. Werden diese Bedingungen eingehalten, kann das ausgezahlte Kilometergeld in vollem Umfang steuerfrei ausgezahlt werden.
Mit dem Kilometergeld sind alle Kosten rund um die Dienstfahrt abgegolten
Darüber hinaus stellt der Gesetzgeber noch einige weitere Bedingungen an die Auszahlung des Kilometergeldes. Sieht die Regelung vor, dass folgende Kosten rund um die Nutzung des privaten PKW mit dem Kilometergeld abgegolten sind. Zu diesen Kosten gehören:
- Abschreibung und Wertverlust
- Benzin und Öl
- Wartung und Reparaturen
- Zusatzausrüstungen
- Autoradio und Navigationsgerät
- Steuern und Gebühren
- Versicherungen
- Mitgliedsbeiträge für Automobilclub
- Finanzierungskosten
- Park- und Mautgebühren
Damit soll zum einen klargestellt werden, dass vom Arbeitnehmer keine weiteren Ansprüche an den Arbeitgeber gestellt werden dürften. Andererseits ist es aber auch unter steuerlichen Gesichtspunkten wichtig, dass der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer keine weiteren Leistungen für den Betrieb des PKW im Rahmen der Dienstfahrt zukommen lässt. So ist es nicht zulässig, dass etwa Kosten für Benzin oder für Gebühren durch den Arbeitgeber übernommen werden. Dies hätte prinzipiell zur Folge, dass die Voraussetzung für die Steuerfreiheit nicht mehr oder zumindest nicht mehr vollständig erfüllt sind. Sollten bei den Dienstreisen Kosten entstehen, die nicht durch das ausgezahlte Kilometergeld gedeckt werden, können diese Kosten dann aber im Rahmen der Arbeitnehmerveranlagung von der Steuer abgesetzt werden. Allerdings ist es notwendig, dass diese Kosten zweifelsfrei nachgewiesen werden können.
Abschließend möchten wir nun zeigen, wie Sie bei der Berechnung des Kilometergeldes vorgehen.
So gehen Sie bei der Berechnung des Kilometergeldes vor
Für die Berechnung des Kilometergeldes, welches Sie von Ihrem Arbeitgeber nach einer Dienstreise abrechnen können, sind mehrere Parameter entscheidend. Zunächst kommt es darauf an, was für ein Fahrzeug Sie konkret genutzt haben und ob Sie die Dienstreise möglicherweise nur als Mitfahrer absolviert haben. Folgende Sätze können in diesem Zusammenhang angewendet werden:
Typ | Kilometergeld |
PKW | 0,42 Euro |
Motorräder und Motorfahrräder | 0,24 Euro |
Mitfahrer | 0,05 Euro |
Fahrrad | 0,38 Euro |
Angenommen, Sie sind für eine Dienstfahrt mit dem eigenen PKW an einen Ort gereist und haben dabei 130 Kilometer zurückgelegt. Angesetzt werden dabei die Kilometer für die komplette Fahrt, also für Hin- und Rückfahrt. Insgesamt waren sie also 260 Kilometer unterwegs. Sie können nun je Kilometer 0,42 Euro gegenüber dem Arbeitgeber abrechnen. Daraus ergibt sich ein Betrag in Höhe von 109,20 Euro. Sind alle Bedingungen erfüllt, wird Ihnen dieser Betrag vom Arbeitgeber ausgezahlt, ohne dass Sie darauf zusätzliche Steuern zahlen müssen. Haben Sie diese Fahrt dagegen als Mitfahrer absolviert, dann stehen Ihnen noch 13 Euro zu. Motorradfahrer erhalten für die Strecke von 260 Kilometern immerhin 62,40 Euro Kilometergeld.
Über das Jahr betrachtet können sich so durchaus beachtliche Summen ergeben. Sind Sie etwa in einem Jahr 20.000 Kilometer im Auftrag Ihres Unternehmens mit dem PKW gefahren, dann entspricht dies einem Kilometergeld in Höhe von 8.400 Euro. Etwas geringer sind dagegen die Beträge, die Sie sich zurückerstatten lassen können. Sind Sie im Jahr mit dem Fahrrad dienstlich 150 Kilometer unterwegs gewesen, so erhalten Sie von Ihrem Arbeitgeber 57 Euro zurück.
Fazit – Wer Kilometergeld abrechnet, hat einiges zu beachten
Das Kilometergeld ist eine durchaus interessante und finanziell attraktive Regelung für Arbeitnehmer, die beruflich sehr viel unterwegs sind und dabei ihren privaten PKW bzw. das eigene Motorrad nutzen. Für jeden gefahrenen Kilometer gibt es dabei einen festen Betrag vom Arbeitgeber. Allerdings stellt dies nur einen finanziellen Vorteil dar, wenn die Steuerfreiheit dieser Zahlungen durch das Finanzamt anerkannt wird. Dafür muss eine Reihe von Bedingungen erfüllt sein, unter anderem das Führen eines Fahrtenbuches. Auch für die Anzahl der Kilometer, die abgerechnet werden, gelten Höchstbeträge. Mit dem ausgezahlten Kilometergeld sind dann allerdings alle Kosten für das Fahrzeug sowie für die Fahrt selber abgegolten. Eventuell darüber hinausgehende Kosten können allerdings gegenüber dem Finanzamt angegeben und von der Steuer abgesetzt werden.