Vorsteuerabzug in Österreich 2024

Was ist der Vorsteuerabzug?
Kauft ein Unternehmen Waren von einem anderen Unternehmen, muss Umsatzsteuer gezahlt werden. Diese kann sich jedoch das bezahlende Unternehmen vom Finanzamt zurückholen. Dieser Vorgang wird als Vorsteuerabzug bezeichnet.

Kann ich mir die Vorsteuer auch bei Geschäftsessen zurückholen?
Ja, wenn es sich um ein Geschäftsessen handelt. Zudem müssen die einzelnen Speisen und Getränke genau auf der Rechnung aufgelistet werden. Steht nur „Getränke und Speisen“ auf der Rechnung, besteht keine Berechtigung für den Vorsteuerabzug.

Der sogenannte Vorsteuerabzug kommt Unternehmen zu Gute, da sie von der Umsatzsteuer entlastet werden sollen. Denn der Träger der Umsatzsteuer, also der Mehrwertsteuer, soll grundsätzlich nur der Endverbraucher sein, so das österreichische Bundesministerium für Finanzen. Im Prinzip sind Umsatz- und Mehrwertsteuer sind das Gleiche, jedoch wird bei Unternehmen, von Umsatz-, und bei Endkunden von Mehrwertsteuer gesprochen.

Wofür muss Umsatzsteuer gezahlt werden?

Die Umsatzsteuer für Unternehmen wird fällig, wenn:

  • Waren gegen Geld innerhalb von Österreich geliefert werden
  • Arbeiten gegen Geld innerhalb von Österreich gemacht werden

Die Umsatzsteuer muss aber auch bezahlt werden, wenn:

  • Waren aus einem EU-Staat gekauft werden (= Erwerbsteuer)
  • Waren aus einem Drittland, also keinem EU-Staat, gekauft werden (= Einfuhrumsatzsteuer)

Vereinfacht gesagt, wird die Umsatzsteuer immer fällig, wenn ein Verkauf stattfindet, also eine Rechnung geschrieben wird.

Vorsteuer und Vorsteuerabzug

Von Vorsteuer wird gesprochen, wenn Unternehmen bei Unternehmen (B2B, Business-to-Business) einkaufen oder verkaufen, zum Beispiel Arbeitskleidung. Sie wird bei allen Stufen der Wirtschaft angegeben. Da sie allerdings wegen des Vorsteuerabzugs keinen Kostenfaktor für Unternehmen darstellt, wird sie in der Buchhaltung als Durchlaufposten bezeichnet. Am besten lassen sich Vorsteuer bzw. Umsatzsteuer und der Vorsteuerabzug an einem Beispiel erklären:

Umsatzsteuer und Vorsteuer

Ein Unternehmen A verkauft Waren im Wert von 2.000 Euro an ein Unternehmen B. Das Unternehmen A hat für den Warenwert von 2.000 Euro die Umsatzsteuer von 20 Prozent zum Warenwert in Rechnung zu stellen. Das Unternehmen B bezahlt also 2.400 Euro für die Ware. Beim Verkauf der Ware entsteht eine sog. Umsatzsteuerschuld des Unternehmens A in der Höhe von 400 Euro beim Finanzamt. Dieser Betrag muss vom Unternehmen A an das Finanzamt bezahlt werden.
Das Unternehmen B, das die 400 Euro Umsatzsteuer an Unternehmen A bezahlt hat, kann sich den Betrag vom Finanzamt zurückholen. Die 400 Euro sind für das Unternehmen B also die Vorsteuer.
Hinweis: Der Vorsteuerabzug bezieht sich bei Unternehmern immer auf ihre unternehmerische Tätigkeit. Werden Waren als Privatperson gekauft, ist der Vorsteuerabzug nicht anwendbar.
Ausnahme: Zum Vorsteuerabzug nicht berechtigt sind Unternehmen, die unecht steuerbefreit sind, wie zum Beispiel Kleinunternehmer. Wollen Kleinunternehmer vom Vorsteuerabzug profitieren, müssen sie per Antrag auf die sog. Regelbesteuerung optieren.

Vorgehen in der Praxis

Da es im unternehmerischen Alltag in der Regel unmöglich ist, jeden Umsatzsteuerbetrag, wie jede Vorsteuer, einzeln an das Finanzamt zu melden, besteht bei größeren Unternehmen eine Buchhaltungspflicht, es muss also am Ende des Jahres eine Bilanz gemacht werden. Der Zeitraum für die Berechnung der Umsatzsteuer ist bei bilanzpflichtigen Unternehmen immer ein Kalendermonat. Es wird
also pro Monat gerechnet:

  • Ermittlung der Umsatzsteuer für alle Leistungen und Lieferungen
  • Ermittlung der Vorsteuer für alle angefallenen Leistungen und Lieferungen
  • Abzug der Vorsteuer von der Umsatzsteuer (= Umsatzsteuer minus Vorsteuer)

Nach der vorgenommenen Subtraktion (Umsatzsteuer minus Vorsteuer) sind zwei Ergebnisse möglich:

  • Umsatzsteuer-Zahllast (= Umsatzsteuer ist größer als Vorsteuer)
  • Vorsteuerüberhang (= Vorsteuer ist größer als Umsatzsteuer)

Sollte sich ein Vorsteuerüberhang ergeben, wird dieser dem Unternehmen beim Finanzamt gutgeschrieben. Ein Vorsteuerüberhang kann entstehen, da es bei bilanzpflichtigen Unternehmen keine Rolle spielt, wann der Kunde die Rechnung bezahlt hat.

Kleine Unternehmen

Bei kleinen Unternehmen wird oft nur eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gemacht. In diesem Fall muss die Umsatzsteuer erst bezahlt werden, wenn der Kunde die Rechnung bezahlt hat. Für offene Rechnungen muss also keine Umsatzsteuer bezahlt werden.
Info-Box: Beim Vorsteuerabzug wird oft von Ist- und Soll-Besteuerung gesprochen:

  • Bei der Ist-Besteuerung muss für offene Rechnungen keine Umsatzsteuer bezahlt werden. Sie wird erst bei der Bezahlung durch den Kunden fällig.
  • Bei der Soll-Besteuerung spielt die Bezahlung der Rechnung keine Rolle. Es wird monatlich berechnet.

Formalien

Damit sich das eigene Unternehmen die Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen kann, muss die erhaltene Rechnung ordnungsgemäß ausgestellt worden sein. Dazu gehören:

  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Name und Anschrift des ausführenden bzw. liefernden Unternehmens
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware bzw. Beschreibung der Leistung
  • Datum der Lieferung bzw. Ausführung
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • Nettobetrag der Lieferung
  • anzuwendender Steuersatz
  • Höhe des Steuerbetrages

Erstreckt sich die Leistung über einen längeren Zeitraum, muss dieser angegeben werden.
Hinweis: Müssen bei einer Rechnung unterschiedliche Steuersätze angewendet werden, müssen die Entgelte und Steuerbeträge getrennt ausgewiesen werden.

Umsatzsteuersätze in Österreich

In Österreich ist ein Umsatzsteuersatz von 20 Prozent der Regelfall. Für bestimmte Leistungen gilt ein ermäßigter Steuersatz von 10 bzw. 13 Prozent.
Beispiele für den Steuersatz von 13 Prozent:

  • Lieferung von lebenden Tieren bzw. Pflanzen
  • Lieferung von Brennholz
  • Vermietung von Grundstücken für Campingzwecke
  • Filmvorführungen
  • Umsätze aus künstlerischer Tätigkeit

Beispiele für den Steuersatz von 10 Prozent:

  • Vermietung zu Wohnzwecken
  • Personenbeförderung in Österreich (ausgenommen Luftfahrtzeuge)
  • Müllabfuhr
  • Lieferung von Lebensmitteln sowie von Büchern, Zeitungen und Zeitschriften

Hinweis: Steuerschuld bei falscher Angabe des Steuersatzes
Wird eine Rechnung mit einem falschem Steuersatz ausgestellt, bleiben Sie dem Finanzamt die Steuer schuldig, bis Sie die Rechnung korrigiert haben.

Kleinbetragsrechnungen

Bei Kleinbetragsrechnungen können Formalien wie Name und Adresse des Leistungsempfängers, die laufende Rechnungsnummer sowie die UID-Nummer entfallen. In diesem Fall genügt die Angabe des Bruttobeitrages, also dem Entgelt plus Steuerbetrag. Allerdings muss der Steuersatz ausgewiesen werden. Ebenso ist ein Hinweis auf das Lieferdatum notwendig.

Tipp: Sie können aber auch bei Kleinbetragsrechnungen alle Formerfodernisse angeben.
Hinweis: Für den Versandhandel ist die Form der Kleinbetragsrechnung nicht gültig.
Kleinbetragsrechnungen dürfen eine Höhe von 400 Euro inklusive Umsatzsteuer nicht überschreiten.