Reisekosten 2024 in Österreich – Taggeld auf Dienstreisen

Muss man aus beruflichen Gründen verreisen, dann ist dies in der Regel mit Mehrkosten verbunden, die steuerlich abzugsfähig sind.
Dazu zählen die Fahrtkosten (Kilometergeld), Diäten und Nächtigungen.
Bei Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sind Reisekosten Werbungskosten, bei Selbständigen und UnternehmerInnen zählen sie zu den Betriebsausgaben.

Allerdings ist die Reisekostenabrechnung nicht immer ganz so einfach, wie es vielleicht auf den ersten Blick scheinen mag. Damit Sie sich im Reisekosten-Dschungel besser zu Recht finden, haben wir die wichtigsten Punkte für Sie zusammengestellt.

Kilometergeld

Kilometergeld PKW in Österreich 2023: 0,42 Euro
Mitfahrer: 0,05 Euro
Fahrrad: 0,38 Euro

Diäten

Tagessatz in Österreich 2023: 26,40 Euro
Stundensatz: 2,20 Euro

Was ist eine Dienstreise?

Ob es sich bei Ihrer Reise tatsächlich um eine Dienstreise handelt, lässt sich anhand von zwei Kriterien bestimmen:

  • Zweck der Reise
  • Reisebewegungen

Zweck der Reise

Eine Dienstreise muss immer beruflich veranlasst sein, Sie müssen also im Auftrag des Arbeitgebers reisen. Bei Arbeitnehmer besteht die Veranlassung im Auftrag des Arbeitgebers. Bei Selbständigen ist die Reise bzw. die Fahrt betrieblich bedingt.

Reisebewegungen

Eine Reise im steuerlichen Sinn ist dann gegeben, wenn das Ziel der Reise mindestens 25 Kilometer von der Betriebsstätte entfernt ist. Ist die Entfernung geringer, dann handelt es sich um keine Reise, selbst wenn Sie Bezirks- oder Landesgrenzen überschreiten.
Ferner machen Sie keine Reise im steuerlichen Sinn, wenn Sie an einem Tag zwar mehr als 25 Kilometer zurücklegen, aber kein Punkt der Reise die 25-km-Marke überschreitet. Selbständige können diese Fahrten jedoch, wenn ein betrieblicher Anlass besteht, als Betriebsausgaben führen.

Erfüllt Ihre Reise diese Kriterien, dann zählen zu den entstehenden Mehrkosten:

  • Fahrtkosten
  • Verpflegungsmehrkosten
  • Nächtigungsaufwand
  • Nebenspesen

Werden die Mehrkosten bei Dienstreisen von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern vom Arbeitgeber zur Gänze erstattet, dann können Sie in der Veranlagung nicht als Werbungskosten geltend gemacht werden. Wird nur ein Teil der Mehrkosten erstattet, kann die Differenz von der Steuer abgesetzt werden.

Fahrtkosten

Welches Verkehrsmittel Sie für die Reise benutzen, bleibt Ihnen überlassen, denn bei Bahn, Flugzeug oder Taxi werden immer die tatsächlichen Kosten abgesetzt. Fahren Sie mit dem Auto, ist zwischen einem betrieblichen und dem privaten Auto zu unterscheiden.

Betriebliches Kfz (Betriebsfahrzeug)

Unter einem betrieblichen Kfz ist ein Fahrzeug zu verstehen, das

  • dauernd

oder

  • mehr als 50 Prozent

für betriebliche Zwecke genutzt wird.

In diesem Fall können Sie sämtliche Kosten, die für das Auto anfallen, (als Betriebsausgabe) geltend machen. Dazu gehören zum Beispiel:

Privates Kfz

Als privates Kfz wird das Auto eingestuft, wenn es nur gelegentlich, also weniger als 50 Prozent, für berufliche Reisen verwendet wird. In diesem Fall können Sie das amtliche Kilometergeld von der Steuer absetzen, allerdings sind mit diesem alle Kosten für das Kfz und die Fahrt (z.B.: Mautgebühren) abgegolten.

Hinweis: Kilometergeld gibt es in Österreich auch für die Nutzung von Motorrädern und Fahrrädern. Außerdem ist das Kilometergeld auf 30.000 Kilometer bzw. 12.600 Euro pro Jahr beschränkt. Beim Fahrrad liegt die Grenze bei 1.500 Kilometern bzw. 570 Euro.

Fahrtenbuch

Ein Fahrtenbuch muss geführt werden, um das Kilometergeld steuerlich absetzen zu können. Neben den Angaben über das benutzte Kfz, unabhängig, ob dienstlich oder privat, für jede Fahrt eingetragen werden:

  • Reisedatum
  • Abfahrts- und Ankunftszeit
  • die gefahrenen Kilometer
  • Ausgangspunkt der Reise
  • Zielpunkt der Reise
  • Reiseweg
  • Zweck der Dienstreise (entfällt bei privaten Fahrten)
  • Unterschrift des Dienstreisenden

Achten Sie darauf, dass Sie das Fahrtenbuch fortlaufend führen, und dass es übersichtlich gestaltet ist. Denn je genauer Ihre Aufzeichnungen sind, desto glaubwürdiger ist das Fahrtenbuch.

Verpflegungsmehraufwand (Tagesdiäten, Tagesgeld)

Geht man auf Dienstreise, ist dies in der Regel mit einem erhöhten Verpflegungsaufwand verbunden. Um diese Aufwendungen auszugleichen, stehen dem Dienstreisenden sog. Tagesdiäten zu, wenn die Dienstreise mindestens drei Stunden dauert.

Tagesgelder für Inlandsreisen

Das Tagesgeld für eine Dienstreise im Inland wird in Österreich pauschal berechnet. Derzeit (Stand: 2023) beträgt der Tagessatz 26,40 Euro für eine Zeitspanne von 24 Stunden. Die tatsächliche Höhe des Tagesgeldes berechnet sich nach der Dauer der Dienstreise, also in Stunden, wobei für jede angefangene Stunde derzeit 2,20 Euro anzusetzen sind. Ab der 11. Stunde kann der volle Tagessatz geltend gemacht werden.

Ist im Rahmen der Dienstreise ein kostenfreies Mittag- und/oder Abendessen vorgesehen, zum Beispiel durch eine Einladung, dann muss für jedes Essen der Betrag von 13,20 Euro vom Tagesgeld abgezogen werden. Weiter unterscheidet der Gesetzgeber beim Tagesgeld zwischen dem sog. 1. Und 2. Tatbestand. Diese Regelung zielt darauf ab, wie lange Sie das Tagesgeld nicht versteuern müssen.

Dienstreisen im Sinne des 1. Tatbestands

Dienstreisen nach dem 1. Tatbestand sind Dienstreisen, die in den Nahbereich des Dienstortes führen. Das meint, dass eine tägliche Rückkehr zum Wohnort zugemutet werden kann.

Hinweis: Bei Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, die nicht im Nahbereich des Dienstortes wohnen, gelten die Fahrten zum Dienst- bzw. Wohnort nicht als Dienstreisen.

Handelt es sich bei der Dienstreise um eine Reise im Sinne des 1. Tatbestands, dann sind die Tagesgelder nur steuerfrei, wenn kein weiterer bzw. neuer „Mittelpunkt der Tätigkeit“ entsteht. Dies ist der Fall,

  • nach den ersten fünf Tagen bei durchgehender und regelmäßiger Tätigkeit (1x pro Woche) am gleichen Dienst- bzw. Einsatzort
  • bei unregelmäßiger Tätigkeit am gleichen Dienst- bzw. Einsatzort nach 15 Tagen

Somit ist das Tagesgeld bei Dienstreisen nach dem 1. Tatbestand ab dem 6. Bzw. dem 16. Tag zu versteuern.

Dienstreisen im Sinne des 2. Tatbestands

Bei Dienstreisen nach dem 2. Tatbestand kann die tägliche Rückkehr zum Wohnort nicht mehr zugemutet werden. Hier sind die Tagesgelder bis sechs Monate steuerfrei, wenn die Tätigkeit an ein und demselben Ort durchgeführt wird. Danach, also ab dem 7. Monat, sind diese Tagesgelder steuerpflichtig. Allerdings startet die 6-Monate-Frist neu, wenn der Arbeitsort gewechselt wird.

Unbegrenzt steuer- und abgabefreie Tagesgelder

Unabhängig vom Tatbestand, also zeitlich unbegrenzt steuer- und abgabenfrei, sind Tagesgelder, die Sie vom Arbeitgeber bekommen, wenn Tätigkeiten aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift, wie zum Beispiel der Kollektivvertrag, ausgeübt werden:

  • Außendiensttätigkeiten
  • Fahrtätigkeit
  • Arbeitskräfteüberlassung nach dem Arbeitskräfteüberlassungsgesetz
  • Außerhalb des Werkgeländes durchgeführte Montage- und Baustellentätigkeit

Tagesgelder für Auslandsreisen

Tagesgelder für Auslandsreisen werden wie jene für Inlandsreisen pauschal abgerechnet. Wie hoch der entsprechende Tagessatz ist, hängt auch hier von Dauer der Auslandsreise ab. Die Staffelung entspricht dabei jener von Inlandsreisen. Es gilt also auch hier ein Minimum von drei Stunden.

Die Höhe des Tagesgelds richtet sich nach dem jeweiligen Kollektivvertrag. Steuerlich geltend gemacht werden können als Höchstbetrag jene Beträge, die den öffentlich Bediensteten zustehen. Dies gilt auch für Nächtigungsgelder bei Auslandsreisen.

Nächtigungsgelder im In- und Ausland

Nächtigungsgelder, auch Nächtigungsaufwand genannt, können pauschal oder per Belegnachweis von der Steuer abgesetzt werden. Derzeit beträgt das Nächtigungspauschale 15 Euro inkl. Frühstück. Sollen die tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden, müssen Sie die entsprechenden Belege aufbewahren.

Wer auf einer Dienstreise im Ausland übernachten muss, kann seine tatsächlichen Kosten mittels der entsprechenden Belege von der Steuer absetzen. Alternativ wird die höchste Stufe für Auslandsreisen für Bundesbedienstete angewendet.

Nebenspesen

Nebenspesen, die bei Dienstreisen oft auftreten, können steuerliche abgesetzt werden. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Telefonspesen
  • Kosten für öffentliche Verkehrsmittel
  • Reisegepäckversicherung
  • ortsübliche Trinkgelder

Q&A-Bereich:

Kann ich die Kosten für eine Dienstreise von der Steuer absetzen?

Ja, unter bestimmten Umständen. Dazu gehört, dass Sie nur jene Beträge von der Steuer gedeckt sind, die nicht vom Arbeitgeber erstattet werden.

Muss ich, wenn ich meinen privaten PKW hin und wieder für eine Dienstreise nutze, ein Fahrtenbuch führen?

Ja. In das Fahrtenbuch müssen alle Fahrten, also auch private eingetragen werden.

Wo bekomme ich ein Fahrtenbuch?

Vorgefertigte Fahrtenbücher bekommen Sie bei den österreichischen Automobil-Clubs.

Ab welcher Entfernung von meinem Betrieb handelt es sich um eine Dienstreise?

Sie machen eine Dienstreise, wenn das Ziel der Reise 25 Kilometer von Ihrem Betrieb entfernt ist. Steuern Sie mehrere Ziele an, wobei keines die 25 Kilometer-Grenze überschreitet, dann handelt es sich um keine Dienstreise.

Wie mache ich bei der Steuer Nächtigungen im Rahmen einer Dienstreise geltend?

Sie können entweder das Nächtigungspauschale geltend machen, oder die Übernachtungskosten mittels Beleg nachweisen.

Ab wann kann ich Tagesgelder geltend machen?

Das Tagegeld bzw. einen Teil davon können Sie geltend machen, wenn die Dauer der Dienstreise mindestens drei Stunden beträgt.