Arbeitszeitaufzeichnung 2026 - Vorlagen und Aufbewahrungsfristen für Österreich

Warum muss meine Arbeitszeit aufgezeichnet werden?

Die Arbeitszeitaufzeichnung dient in erster Linie dazu, Rechenschaft über die Einhaltung der arbeitszeitrechtlichen Bestimmungen gegenüber der Arbeitsinspektion abzulegen. Des Weiteren gibt sie Auskunft über die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. So können aus der Sicht des Arbeitnehmers Überstunden einfacher geltend gemacht werden.

Darf der Arbeitgeber meine Arbeitsstunden aufzeichnen?

Ja, er ist sogar dazu verpflichtet. Kann er gegenüber einer Arbeitsinspektion keine Unterlagen vorlegen, dann drohen ihm Sanktionen.

Kann ich als Arbeitnehmer meine Stunden auch selbst aufschreiben?

Ja. Allerdings gelten Ihre Aufzeichnungen nur, wenn Sie dazu vom Arbeitgeber beauftragt worden sind. Grundsätzlich zur Selbstaufzeichnung verpflichtet sind Arbeitnehmer, die ihre Arbeitszeit und ihren Arbeitsort weitgehend frei bestimmen können. Dazu zählen zum Beispiel Vertreter.

Ich habe einen monatlichen Dienstplan, wie schreibe ich meine Arbeitsstunden auf?

Wenn Sie einen Dienstplan bekommen, dann müssen nur Abweichungen davon erfasst werden. Ist dies nicht der Fall, dann müssen keine weiteren Aufzeichnungen gemacht werden, wenn der Dienstplan auch die Pausenzeiten enthält.

Muss ich meinen Chip tatsächlich jedes Mal verwenden, wenn ich das Gebäude verlasse?

Ja, denn nur so kann Ihre tatsächliche Arbeitszeit korrekt erfasst werden.

Für viele Arbeitnehmer ist die Aufzeichnung ihrer Arbeitszeit nicht nur eine lästige Sache, sondern wird oft auch als mangelndes Vertrauen des Arbeitgebers bewertet. Dieses Empfinden ist aber nur eine Seite der Medaille, denn die Arbeitszeitaufzeichnung dient auch als Nachweis über die geleisteten Stunden, die wiederum die Basis für das Arbeitseinkommen sind.

Arbeitszeiten müssen aufgezeichnet werden

In Österreich ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit seiner Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Die Größe des Unternehmens spielt dabei keine Rolle. Kann bei einer Überprüfung durch das Arbeitsinspektorat keine entsprechenden Unterlagen vorgelegt werden, dann führt dies zu Strafen für den Arbeitgeber.

Was muss aufgezeichnet werden?

Kernbestandteil der Arbeitszeitaufzeichnung ist die Tagesarbeitszeit. Weiter müssen die

• Wochenarbeitszeit
• tägliche Ruhezeit
• wöchentliche Ruhezeit

erfasst werden. Weiter sind die täglichen Ruhepausen in der Aufzeichnung festzuhalten, außer sie sind durch eine Betriebsvereinbarung festgelegt. In Betrieben ohne Betriebsrat entfällt die Aufzeichnungspflicht, wenn die Ruhepausen (Beginn und Ende) schriftlich durch Einzelvereinbarungen festgelegt sind. Kommt es zu Abweichungen, müssen diese festgehalten werden. Bei Arbeiten während der wöchentlichen Ruhezeit oder der Feiertags- bzw. Ersatzruhe müssen Ort, Dauer und die Art der Beschäftigung aufgezeichnet werden.

Neben dieser klassischen Aufzeichnungsmethode gibt es noch zwei weitere Modelle:

• Durchrechnung der Arbeitszeit
• schriftlich festgehaltene fixe Arbeitszeiteinteilung

Durchrechnung der Arbeitszeit

Bei diesem Modell muss neben den klassischen Angaben auch Beginn und Ende des Durchrechnungszeitraumes ausdrücklich festgehalten werden.

Schriftlich festgehaltene fixe Arbeitszeiteinteilung

Ist die Arbeitszeiteinteilung schriftlich festgehalten, wie zum Beispiel in Dienstplänen, dann müssen keine zusätzlichen Aufzeichnungen gemacht werden, wenn sie den Anforderungen der normalen Arbeitszeitaufzeichnung entspricht. So muss sie beispielsweise auch Pausen enthalten. Weiter ist die Einhaltung der fixen Arbeitszeiteinteilung am Ende jeder Periode - in der Regel wird hierfür die Entgeltzahlung verwendet - zu bestätigen. Kommt es zu Abweichungen, müssen diese festgehalten werden.

Wer führt die Aufzeichnungen?

Da der Arbeitgeber für die Aufzeichnungen letztendlich verantwortlich ist, liegt es nahe, dass dieser die Arbeitszeit auch aufzeichnet. Dies mag bei sehr kleinen Betrieben vielleicht noch funktionieren, aber bei mehreren Arbeitnehmern wird diese Aufgabe dann doch schnell sehr unübersichtlich. Daher ist es auch gestattet, dass die Arbeitnehmer die Arbeitszeit selbst erfassen. Dabei muss jedoch beachtet werden, dass auch in diesem Fall die Verantwortung beim Arbeitgeber liegt. Deshalb muss der Arbeitgeber:

• die Arbeitnehmer anleiten
• die Aufzeichnungen zu einem bestimmten Zeitpunkt bekommen
• die Aufzeichnungen kontrollieren

Neben der Anzahl der Beschäftigten gibt es aber auch andere Gründe, die Arbeitszeitaufzeichnung von den Arbeitnehmern durchführen zu lassen, wie zum Beispiel bei gleitenden Arbeitszeiten.

Sonderbestimmungen für bestimmte Arbeitnehmer

Können Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit bzw. den Arbeitsort weitgehend frei bestimmen, dann muss nur Buch über die Tagesarbeitszeit geführt werden. Dies trifft zum Beispiel bei Vertretern oder für die Teleheimarbeit zu. Bei Lenkern werden auch Fahrtenbücher, Schaublätter, Ausdrucke oder die Daten des Kontrollgeräts als Arbeitszeitaufzeichnungen vom Arbeitsinspektorat akzeptiert, wenn sie nach Lenkern und Datum sortiert sind.

Jugendliche

Für jugendliche Arbeitnehmer ist ein gesondertes Verzeichnis vom Arbeitgeber zu führen. Dieses muss folgende zusätzliche Informationen enthalten:

• Familienname und Vorname
• Wohnort
• Geburtsdatum
• Tag des Eintritts in den Betrieb
• Art der Beschäftigung
• Entlohnung
• Urlaub
• Namen und Wohnort der gesetzlichen Vertreter

Zugänglichkeit der Arbeitszeitplanung

Neben der eigentlichen Aufzeichnung der Arbeitszeit müssen Arbeitgeber auch die Arbeitszeitplanung den Arbeitnehmern zugänglich machen. Dies kann auf elektronischem Weg oder mittels Aushang erfolgen. Wichtig ist, dass der Aushang an einer leicht zugänglichen Stelle angebracht wird. Inhaltlich muss die Arbeitszeitplanung folgende Dinge enthalten:

• Beginn und Ende der Normalarbeitszeit
• Zahl und Dauer der Ruhepausen oder Informationen zu generellen Ruhepausen
• Beginn und Ende der wöchentlichen Ruhezeit

Wird nach Gleitzeit gearbeitet, dann müssen folgende Informationen zugänglich gemacht werden:

• Gleitzeitrahmen
• gegebenenfalls Übertragungszeiten
• Dauer und Lage der wöchentlichen Ruhezeit

Ort der Arbeitszeitaufzeichnung

Die Führung der Arbeitszeitaufzeichnungen findet in jener Betriebsstätte statt, in welcher der Arbeitnehmer beschäftigt ist. Gibt es mehrere Filialen, dann müssen die Aufzeichnungen für die Arbeitnehmer auch vor Ort einsehbar sein. Ist dies nicht der Fall, weil sie nur in der Zentrale einsehbar sind, dann stellt dies eine Gesetzesübertretung dar.

Form der Aufzeichnungen der Arbeitszeit

Eine bestimmte Form für die Aufzeichnungen ist nicht vorgeschrieben. Es empfiehlt sich jedoch, auf Musterformulare zurückzugreifen, da diese alle notwendigen Angaben enthalten. Elektronische Zeiterfassungssysteme erleichtern die Aufzeichnungspflicht. Bei diesen Systemen bekommt jeder Arbeitnehmer einen Chip, der beim Betreten bzw. beim Verlassen der Betriebsstätte registriert wird. Wichtig ist dabei, dass auch Ruhepausen, die innerhalb der Betriebsstätte genommen werden, registriert werden. Außerdem muss dem Arbeitnehmer der Zugang zu den Daten gewährt werden.

Aufbewahrungsfristen

Arbeitszeitaufzeichnungen müssen für ein Jahr aufbewahrt werden. Bei Lenkern beträgt die Frist 24 Monate. Kommt das Modell der Durchrechnung der Arbeitszeit zur Anwendung, dann beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Durchrechnungszeitraumes. Das Verzeichnis der Jugendlichen muss zwei Jahre nach dem letzten Eintrag aufbewahrt werden.

Häufig gestellte Fragen

Gibt es eine vorgeschriebene Form für die Arbeitszeitaufzeichnung?

Nein, eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Es können handschriftliche Listen, Excel-Tabellen oder elektronische Zeiterfassungssysteme verwendet werden. Wichtig ist nur, dass alle erforderlichen Angaben enthalten sind.

Habe ich als Arbeitnehmer ein Recht auf Einsicht in meine Arbeitszeitaufzeichnungen?

Ja, Arbeitnehmer haben einmal monatlich Anspruch auf kostenfreie Übermittlung ihrer Arbeitszeitaufzeichnungen, wenn sie dies nachweislich verlangen. Bei elektronischen Zeiterfassungssystemen ist dem Arbeitnehmer nach Ende der Gleitzeitperiode auf Verlangen eine Abschrift zu übermitteln oder Einsicht zu gewähren.

Was passiert, wenn der Arbeitgeber keine Arbeitszeitaufzeichnungen führt?

Kann bei einer Überprüfung durch das Arbeitsinspektorat keine Dokumentation vorgelegt werden, drohen dem Arbeitgeber Verwaltungsstrafen.

Müssen Überstunden extra aufgezeichnet werden?

Überstunden ergeben sich aus der Differenz zwischen der vereinbarten Normalarbeitszeit und der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit. Sie werden daher automatisch dokumentiert, wenn die Arbeitszeit korrekt aufgezeichnet wird.

Quellen

Unternehmensserviceportal - Arbeitszeitaufzeichnungen

Arbeitsinspektion - Aushang und Aufzeichnung der Arbeitszeit

WKO - Arbeitszeit: Pflichten für Arbeitgeber