Warum muss meine Arbeitszeit aufgezeichnet werden?
Die Arbeitszeitaufzeichnung dient in erster Linie dazu, Rechenschaft über die Einhaltung der arbeitszeitrechtlichen Bestimmungen gegenüber der Arbeitsinspektion abzulegen. Des Weiteren gibt sie Auskunft über die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. So können aus der Sicht des Arbeitnehmers Überstunden einfacher geltend gemacht werden.
Darf der Arbeitgeber meine Arbeitsstunden aufzeichnen?
Ja, er ist sogar dazu verpflichtet. Kann er gegenüber einer Arbeitsinspektion keine Unterlagen vorlegen, dann drohen ihm Sanktionen.
Kann ich als Arbeitnehmer meine Stunden auch selbst aufschreiben?
Ja. Allerdings gelten Ihre Aufzeichnungen nur, wenn Sie dazu vom Arbeitgeber beauftragt worden sind. Grundsätzlich zur Aufzeichnung sind Arbeitnehmer, die ihre Arbeitszeit und ihren Arbeitsort weitgehend frei bestimmen können. Dazu zählen zum Beispiel Vertreter.
Ich habe einen monatlichen Dienstplan, wie schreibe ich meine Arbeitsstunden auf?
Wenn Sie einen Dienstplan bekommen, dann müssen nur Abweichungen davon erfasst werden. Ist dies nicht der Fall, dann müssen keine weiteren Aufzeichnungen gemacht werden, wenn der Dienstplan auch die Pausenzeiten enthält.
Muss ich meinen Chip tatsächlich jedes Mal verwenden, wenn ich das Gebäude verlasse?
Ja, denn nur so kann ihre tatsächliche Arbeitszeit korrekt erfasst werden.
Für viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ist die Aufzeichnung ihrer Arbeitszeit nicht nur eine lästige Sache, sondern wird oft auch als mangelndes Vertrauen des Arbeitgebers bewertet. Dieses Empfinden ist aber nur eine Seite der Medaille, denn die Arbeitsaufzeichnung dient auch als Nachweis über die geleisteten Stunden, wie wiederum die Basis für das Arbeitseinkommen ist.
Arbeitszeiten müssen aufgezeichnet werden
In Österreich ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit seiner Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Die Größe des Unternehmens spielt dabei keine Rolle. Kann bei einer Überprüfung durch das Arbeitsinspektorat keine entsprechenden Unterlagen vorlegt werden, dann führt dies zu Strafen für den Arbeitgeber.
Was muss aufgezeichnet werden?
Kernbestandteil der Arbeitsaufzeichnung ist die Tagesarbeitszeit. Weiter müssen die
- Wochenarbeitszeit
- tägliche Ruhezeit
- wöchentliche Ruhezeit
erfasst werden. Weiter sind die täglichen Ruhepausen in der Aufzeichnung festzuhalten, außer sie sind durch eine Betriebsvereinbarung festgelegt. In Betrieben ohne Betriebsrat entfällt die Aufzeichnungspflicht, wenn die Ruhepausen (Beginn und Ende) schriftlich durch Einzelvereinbarungen festgelegt sind. Kommt es zu Abweichungen, müssen diese festgehalten werden. Bei Arbeiten während der wöchentlichen Ruhezeit oder der Feiertags- bzw. Ersatzruhe, dann müssen Ort, Dauer, und die Art der Beschäftigung aufgezeichnet werden.
Neben dieser klassischen Aufzeichnungsmethode gibt es noch zwei weitere Modelle, nämlich jenes der
- Durchrechnung der Arbeitszeit
- schriftlich festgehaltenen fixen Arbeitszeiteinteilung
Durchrechnung der Arbeitszeit
Beim diesem Modell muss neben den klassischen Angaben auch Beginn und Ende des Durchrechnungszeitraumes ausdrücklich festgehalten werden.
Schriftlich festgehaltene fixe Arbeitszeiteinteilung
Ist die Arbeitszeiteinteilung schriftlich festgehalten, wie zum Beispiel in Dienstplänen, dann müssen keine zusätzlichen Aufzeichnungen gemacht werden, wenn er den Anforderungen der normalen Arbeitsaufzeichnung entspricht. So muss er beispielsweise auch Pausen enthalten. Weiter ist die Einhaltung der fixen Arbeitszeiteinteilung am Ende jeder Periode, in der Regel wird hierfür die Entgeltzahlung verwendet, zu bestätigen. Kommt es zu Abweichungen, müssen diese festgehalten werden.
Wer führt die Aufzeichnungen?
Da der Arbeitgeber für die Aufzeichnungen letztendlich verantwortlich ist, liegt es nahe, dass dieser die Arbeitszeit auch aufzeichnet. Dies mag bei sehr kleinen Betrieben vielleicht noch funktionieren, aber bei mehreren Arbeitnehmern wird diese Aufgabe dann doch schnell sehr unübersichtlich. Daher ist auch gestattet, dass die Arbeitnehmer die Arbeitszeit selbst erfassen. Dabei muss jedoch beachtet werden, dass auch in diesem Fall, die Verantwortung beim Arbeitgeber liegt. Deshalb muss der
Arbeitgeber
- die Arbeitnehmeranleiten
- die Aufzeichnungen zu einem bestimmten Zeitpunkt bekommen
- die Aufzeichnungen kontrollieren
Neben der Anzahl der Beschäftigten gibt es aber auch andere Gründe, die Arbeitszeitaufzeichnung von den Arbeitnehmern durchführen zu lassen, wie zum Beispiel bei gleitenden Arbeitszeiten.
Sonderbestimmungen für bestimmte Arbeitnehmer
Können Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit bzw. den Arbeitsort weitgehend frei bestimmen, dann muss nur Buch über die Tagesarbeitszeit geführt werden. Dies trifft zum Beispiel bei Vertretern oder für die Teleheimarbeit zu. Bei Lenkern werden auch Fahrtenbücher, Schaublätter, Ausdrucke oder die Daten des Kontrollgeräts als Arbeitszeitaufzeichnungen vom Arbeitsinspektorat akzeptiert, wenn sie nach Lenkern und Datum sortiert sind.
Jugendliche
Für jugendliche Arbeitnehmer ist ein gesondertes Verzeichnis vom Arbeitgeber zu führen. Dieses muss folgende, zusätzliche Informationen enthalten:
- Familienname und Vorname
- Wohnort
- Geburtsdatum
- Beschäftigungsart
- Entlohnung
- Urlaub
- Wohnort und Namen der gesetzlichen Vertreter
Zugänglichkeit der Arbeitszeitplanung
Neben der eigentlichen Aufzeichnung der Arbeitszeit, müssen Arbeitgeber auch die Arbeitszeitplanung den Arbeitgebern zugänglich machen. Dies kann auf elektronischem Weg oder mittels Aushang erfolgen. Wichtig ist, dass der Aushang an einer leicht zugänglichen Stelle angebracht wird. Inhaltlich muss die Arbeitszeitplanung folgende Dinge enthalten:
- Beginn und Ende der Normalarbeitszeit
- Zahl und Dauer der Ruhepausen oder Informationen zu generellen Ruhepausen
- Beginn und Ende der wöchentlichen Ruhezeit
Wird nach Gleitzeit gearbeitet, dann müssen folgende Informationen zugänglich gemacht werden:
- Gleitzeitrahmen
- ggfs. Übertragungszeiten
- Dauer und Lage der wöchentlichen Ruhezeit
Ort der Arbeitsaufzeichnung
Die Führung der Arbeitsaufzeichnungen findet in jener Betriebsstätte statt, in welcher der Arbeitnehmer beschäftigt ist. Gibt es mehrere Filialen, dann müssen die Aufzeichnungen für die Arbeitnehmer auch vor Ort einsehbar sein. Ist dies nicht der Fall, weil sie nur in der Zentrale einsehbar sind, dann stellt dies eine Gesetzesübertretung dar.
Form der Aufzeichnungen der Arbeitszeit
Eine bestimmte Form für die Aufzeichnungen ist nicht vorgeschrieben. Es empfiehlt sich jedoch auf Musterformulare zurückzugreifen, da diese alle notwendigen Angaben enthalten. Elektronische Zeiterfassungssysteme erleichtern die Aufzeichnungspflicht. Bei diesen Systemen bekommt jeder Arbeitnehmer einen Chip, der beim Betreten bzw. beim Verlassen der Betriebsstätte registriert wird. Wichtig ist dabei, dass auch Ruhepausen, die innerhalb der Betriebsstätte genommen werden, registriert werden. Außerdem muss dem Arbeitnehmer der Zugang zu den Daten gewährt werden.
Aufbewahrungsfristen
Arbeitszeitaufzeichnungen müssen für ein Jahr aufbewahrt werden. Bei Lenkern beträgt die Frist 24 Monate. Kommt das Modell der Durchrechnung der Arbeitszeit, dann beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Durchrechnungszeitraumes. Das Verzeichnis der Jugendlichen muss zwei Jahre nach dem letzten Eintrag aufbewahrt werden.