Selbstständig machen in Österreich - Fahrplan, Fristen und Rechtsform

Die Gewerbeanmeldung selbst ist gratis. Teuer wird der Tag danach: Ab dem Tätigkeitsbeginn läuft die Pflichtversicherung bei der SVS, rund 161 Euro im Monat, auch ohne einen einzigen Euro Umsatz. Zwei weitere Meldungen haben eine Frist von einem Monat, und eine Beratung muss sogar vor der Gründung stattfinden, sonst gehen mehrere tausend Euro an Gebührenbefreiung verloren.

Der Gründungsfahrplan mit Fristen

Schritt 1 ist der, der am häufigsten übersehen wird - und der einzige, der sich nachträglich kaum reparieren lässt. Die Bestätigung dieser Beratung ist das Formular NeuFö 2, ohne das es keine Befreiung von Stempelgebühren, Verwaltungsabgaben, Firmenbuchgebühren und lohnabhängigen Abgaben gibt. Was das im Einzelnen ist, steht bei den Förderungen für Unternehmen.

Gewerbe, Neue Selbstständige oder Freiberuf?

Bevor irgendetwas angemeldet wird, muss klar sein, in welche der drei Kategorien die Tätigkeit fällt. Davon hängt ab, ob Sie überhaupt einen Gewerbeschein brauchen und wann die Pflichtversicherung einsetzt.

Der Unterschied ist keine Formalie: Bei einem Gewerbe beginnt die Pflichtversicherung mit der Gewerbeberechtigung, unabhängig vom Umsatz. Neue Selbstständige sind erst ab der Versicherungsgrenze pflichtversichert - wer sie überschreitet und die Meldung versäumt, zahlt nach. Die genaue Abgrenzung samt Beitragssätzen steht unter freiberuflich, die Anmeldung des Gewerbes beim Gewerbeschein.

Die Rechtsform: Haftung gegen laufende Kosten

Die Wahl fällt in der Praxis zwischen fünf Formen, und sie ist keine Geschmacksfrage. Sie entscheidet über die persönliche Haftung, über die Steuerart und über das, was jedes Jahr an Fixkosten anfällt. Wann die Eintragung ins Firmenbuch verpflichtend wird, hängt an derselben Entscheidung.

Die FlexKapG gibt es seit 1. Jänner 2024. Sie ist der GmbH nachgebaut, erlaubt aber Unternehmenswert-Anteile für Mitarbeiter und ist als Ein-Personen-Gesellschaft ohne Notar gründbar; sobald mehrere Gründer beteiligt sind, ist der Notar wieder nötig. Für klassische Einzel- und Kleinbetriebe bringt sie keinen Vorteil, für Start-ups mit Beteiligungsplänen schon.

Was die GmbH wirklich kostet

Die Haftungsbeschränkung wird mit laufenden Fixkosten bezahlt, die unabhängig vom Erfolg anfallen:

• Mindestkörperschaftsteuer 500 Euro im Jahr, zahlbar in Quartalsraten zu 125 Euro - auch im Verlustjahr. Sie geht später mit tatsächlicher Körperschaftsteuer gegenverrechnet, ist aber zunächst Liquiditätsabfluss.
• Jahresabschluss binnen fünf Monaten nach Ende des Geschäftsjahres, Offenlegung beim Firmenbuchgericht binnen neun Monaten.
• Doppelte Buchführung ab dem ersten Tag, unabhängig vom Umsatz - die vereinfachte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist der GmbH verwehrt.

Was im ersten Jahr auf Sie zukommt

Vier Grenzen bestimmen, wie viel Verwaltung die Selbstständigkeit mit sich bringt. Alle vier lassen sich vorab planen:

Details und Ausnahmen stehen bei der Kleinunternehmerregelung, der Registrierkassenpflicht und der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Die Belegerteilungspflicht gilt übrigens unabhängig von jeder Grenze, ab dem ersten Euro Barumsatz.

Die Liquiditätsfalle im dritten Jahr

Der häufigste finanzielle Fehler passiert nicht bei der Gründung, sondern zwei bis drei Jahre danach - und er trifft gerade die Betriebe, die gut laufen. Zwei Nachzahlungen fallen dann oft im selben Jahr zusammen:

1. Die SVS-Nachbemessung. In den ersten Jahren zahlen Gründer vorläufige Beiträge auf Basis einer Mindestgrundlage. Sobald der Einkommensteuerbescheid vorliegt, wird endgültig bemessen - und die Differenz nachverrechnet.
2. Die Einkommensteuer-Vorauszahlung. Mit dem ersten Bescheid schreibt das Finanzamt zugleich Vorauszahlungen für das laufende Jahr vor. Es kommt also die Nachzahlung für das alte Jahr und die Vorauszahlung für das neue.

Die praktische Konsequenz ist eine Rücklage, kein guter Vorsatz: Wer vom Gewinn laufend einen Anteil auf ein getrenntes Konto legt, übersteht das dritte Jahr ohne Kredit. Ein eigenes Firmenkonto ist dafür der einfachste Weg und trennt zugleich das, was die Betriebsprüfung getrennt sehen will.

Vier Fehler, die bares Geld kosten

• Die NeuFöG-Beratung nach der Gründung. Die Befreiungen setzen die Bestätigung vor dem jeweiligen Behördenschritt voraus. Wer zuerst anmeldet und dann berät, zahlt die Gebühren.
• Der Förderantrag nach der ersten Bestellung. Ein Projekt gilt als begonnen, sobald eine rechtsverbindliche Verpflichtung besteht - danach ist es nicht mehr förderbar.
• Die vergessene Meldung beim Finanzamt. Die Betriebseröffnung ist binnen eines Monats anzuzeigen; ohne Steuernummer lässt sich keine ordentliche Rechnung mit Umsatzsteuer legen.
• Der Businessplan als Formsache. Er ist Pflicht, sobald Fremdkapital ins Spiel kommt - und der Finanzteil ist genau das, was die Bank liest. Wie er aufgebaut wird, steht beim Businessplan.

Häufige Fragen

Was kostet es, sich in Österreich selbstständig zu machen?
Die Gewerbeanmeldung ist kostenlos. Laufend fallen ab dem Tätigkeitsbeginn die SVS-Beiträge an, im Mindestfall rund 161 Euro im Monat. Bei einer GmbH kommen 10.000 Euro Stammkapital, die Notariatskosten und mindestens 500 Euro Körperschaftsteuer pro Jahr dazu.

Welche Meldungen sind verpflichtend und wann?
Gewerbeanmeldung vor Tätigkeitsbeginn, SVS-Meldung spätestens am Tag des Tätigkeitsbeginns (bei Neuen Selbstständigen binnen eines Monats) und die Anzeige der Betriebseröffnung beim Finanzamt binnen eines Monats nach § 120 BAO.

Einzelunternehmen oder GmbH?
Steuerlich entscheidet der Grenzsteuersatz: Die Gesamtbelastung der GmbH aus 23 Prozent Körperschaftsteuer und 27,5 Prozent Kapitalertragsteuer beträgt bei voller Ausschüttung 44,175 Prozent. Wer darunter liegt, fährt als Einzelunternehmen günstiger. Dazu kommen Haftung und laufende Kosten: Die GmbH schützt das Privatvermögen, verlangt aber doppelte Buchführung, Jahresabschluss und Offenlegung.

Wie viel Stammkapital braucht eine GmbH?
10.000 Euro, davon mindestens 5.000 Euro in bar eingezahlt. Für die FlexKapG gilt dasselbe. Die Ein-Personen-FlexKapG kann ohne Notar gegründet werden, bei mehreren Gründern ist ein Notariatsakt nötig.

Ab wann brauche ich eine Registrierkasse?
Erst wenn beide Grenzen überschritten sind: mehr als 15.000 Euro Jahresumsatz je Betrieb und mehr als 7.500 Euro Barumsätze. Die Belegerteilungspflicht gilt dagegen ab dem ersten Euro.

Warum kommt im dritten Jahr eine hohe Nachzahlung?
Weil SVS-Nachbemessung und erste Einkommensteuer-Vorauszahlung häufig zusammenfallen. Die SVS rechnet die vorläufigen Beiträge der Anfangsjahre nach dem Einkommensteuerbescheid endgültig ab, und das Finanzamt schreibt gleichzeitig Vorauszahlungen für das laufende Jahr vor.

Quellen

WKO - GmbH, Stammkapital, Haftung und laufende Pflichten

WKO - Flexible Kapitalgesellschaft (FlexKapG)

WKO - Fragebogen des Finanzamtes zur Betriebseröffnung

USP - Pflichten des Unternehmers, Anzeige der Betriebseröffnung

RIS - § 120 BAO, Anzeigepflicht bei Betriebseröffnung

RIS - Neugründungs-Förderungsgesetz

WKO - Körperschaftsteuer, Satz und Mindestkörperschaftsteuer