Zwei Grenzen entscheiden über die Registrierkassenpflicht, und sie müssen beide überschritten werden: mehr als 15.000 Euro Jahresumsatz je Betrieb und mehr als 7.500 Euro Barumsätze im Jahr. Wer nur eine der beiden reißt, braucht keine Registrierkasse.
Von der Belegerteilungspflicht befreit das allerdings nicht. Die gilt unabhängig von jeder Umsatzgrenze: Bei jeder Barzahlung ist ein Beleg auszustellen und auszuhändigen - vom ersten Euro an, auch beim Marktstand und beim Vereinsfest.
Für Umsätze im Freien hat sich zum 1. Jänner 2026 etwas Wesentliches geändert: Die Grenze der sogenannten Kalte-Hände-Regelung wurde von 30.000 auf 45.000 Euro angehoben. Marktstände, Foodtrucks und Hüttenbetriebe bleiben damit deutlich länger von der Kassenpflicht ausgenommen.
Wann die Pflicht eintritt
Das Unternehmensserviceportal fasst die Pflichten zusammen. Maßgeblich sind nach den Angaben der WKO die Nettowerte: über 15.000 Euro Jahresumsatz je Betrieb und über 7.500 Euro Barumsätze. Als Barumsatz gilt dabei nicht nur Bargeld, sondern auch die Zahlung mit Bankomat- und Kreditkarte vor Ort sowie mit Gutscheinen und Bons.
Die Pflicht beginnt nicht sofort mit dem Überschreiten, sondern mit dem vierten Monat nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden. Wer im Mai über beide Grenzen kommt, braucht die Kasse also ab September - Zeit genug für Auswahl, Einrichtung und Registrierung, wenn man den Umsatz laufend im Blick behält.
Was auf den Beleg gehört
Jeder Beleg muss enthalten:
- Bezeichnung des leistenden Unternehmens
- fortlaufende Nummer
- Datum der Ausstellung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Waren oder Art und Umfang der Leistung
- Betrag der Barzahlung
Bei Kassen mit Manipulationsschutz kommen die Kassenidentifikationsnummer, Uhrzeit, der Betrag getrennt nach Steuersätzen und der maschinenlesbare Code dazu. Belegkopien sind sieben Jahre aufzubewahren.
Manipulationsschutz, Startbeleg, Jahresbeleg
Seit 1. April 2017 müssen alle Kassensysteme über einen Manipulationsschutz verfügen: eine Signatur- beziehungsweise Siegelerstellungseinheit, ein Datenerfassungsprotokoll und eine AES-256-Verschlüsselung. Die Kasse und die Signatureinheit sind über FinanzOnline zu registrieren.
| Beleg | Wann | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Startbeleg | bei Inbetriebnahme der Kasse | mit der Prüf-App des Finanzministeriums prüfen |
| Monatsbeleg | am Ende jedes Monats | Nullbeleg erstellen und speichern |
| Jahresbeleg | am 31. Dezember | Nullbeleg erstellen, ausdrucken, prüfen und sieben Jahre aufbewahren |
Der Jahresbeleg ist der Monatsbeleg des Dezembers - er ist zusätzlich zu prüfen und aufzubewahren. Wer sein Geschäft über den Jahreswechsel geschlossen hat, erstellt ihn beim ersten Öffnen; die Prüfung mit der Belegcheck-App ist bis 15. Februar des Folgejahres vorzunehmen.
Die Ausnahmen
| Ausnahme | Grenze 2026 |
|---|---|
| Umsätze im Freien (Kalte-Hände-Regelung): Marktstände, Foodtrucks, Verkaufsstände ohne feste Räumlichkeit | bis 45.000 Euro Jahresumsatz |
| Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten, Buschenschanken und Kantinen | bis 45.000 Euro, bei Buschenschanken zusätzlich maximal 14 Öffnungstage im Jahr |
| Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten | keine Belegpflicht bis 20 Euro Einzelumsatz |
| Onlineshops | keine Registrierkassenpflicht, weil keine Barumsätze |
Die Anhebung von 30.000 auf 45.000 Euro zum 1. Jänner 2026 betrifft genau jene Betriebe, die mit den bisherigen Grenzen an der Kassenpflicht kratzten - Bauernmärkte, Punschstände, kleine Hüttenbetriebe. Vereinfachte Aufzeichnungen genügen dort weiterhin, die Belegerteilungspflicht bleibt aber bestehen.
Strafen und Prüfungspraxis
Verstöße gegen die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht können mit Geldstrafen bis zu 5.000 Euro geahndet werden. Schwerer wiegt in der Praxis eine andere Folge: Fehlen ordnungsgemäße Aufzeichnungen, verliert die Buchhaltung ihre Vermutung der Richtigkeit - das Finanzamt darf dann die Besteuerungsgrundlagen schätzen.
Auch Kundinnen und Kunden trifft eine Pflicht: Der Beleg ist entgegenzunehmen und bis außerhalb der Geschäftsräume mitzunehmen. Eine Strafe droht dafür allerdings nicht.
Was die Kasse kostet
Einfache Systeme mit Tablet, Drucker und Signatureinheit beginnen im niedrigen dreistelligen Bereich, dazu kommen laufende Kosten für Software und Wartung. Diese Ausgaben sind Betriebsausgaben; für die Anschaffung kommt je nach Betrag der Sofortabzug als geringwertiges Wirtschaftsgut oder die Abschreibung in Betracht - bei größeren Systemen auch der Investitionsfreibetrag.
Häufige Fragen
Gilt die Kartenzahlung als Barumsatz?
Ja. Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort zählen ebenso als Barumsatz wie Bargeld, Gutscheine und Bons. Nur Überweisungen und Online-Zahlungen ohne Anwesenheit zählen nicht dazu.
Was passiert bei einem Ausfall der Kasse?
Bei einem Ausfall sind die Umsätze händisch zu erfassen und Belege manuell auszustellen; die Daten sind nach der Reparatur nachzuerfassen. Dauert der Ausfall länger als 48 Stunden, ist er binnen einer Woche über FinanzOnline zu melden.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine Registrierkasse?
Die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerregelung hat mit der Registrierkassenpflicht nichts zu tun. Wer über 15.000 Euro Umsatz und 7.500 Euro Barumsätze kommt, braucht eine Kasse - auch ohne Umsatzsteuerpflicht.
Gilt die Pflicht auch für Vereine?
Für gemeinnützige Vereine gelten Erleichterungen, insbesondere für kleine Vereinsfeste im begrenzten zeitlichen Rahmen. Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe eines Vereins können dagegen sehr wohl kassenpflichtig sein - hier entscheidet die konkrete Ausgestaltung.
Wie lange müssen die Daten aufbewahrt werden?
Belege und Datenerfassungsprotokoll sind sieben Jahre aufzubewahren, und zwar so, dass sie jederzeit lesbar gemacht werden können. Bei einem Wechsel des Kassensystems sind die alten Daten weiter vorzuhalten.