Rechnung in Österreich: Pflichtangaben, Muster und Fristen

Eine Rechnung über mehr als 400 Euro braucht in Österreich zehn Angaben, ab 10.000 Euro kommt als elfte die UID-Nummer des Kunden dazu. Festgelegt sind sie in § 11 des Umsatzsteuergesetzes. Fehlt eine davon oder ist sie falsch, kann Ihr Kunde die Vorsteuer erst abziehen, wenn Sie die Rechnung berichtigt haben.

Ausstellen müssen Sie eine Rechnung, sobald Sie an ein anderes Unternehmen liefern oder für es arbeiten, und zwar innerhalb von sechs Monaten. Gegenüber Privatkunden besteht die Pflicht nur bei Arbeiten im Zusammenhang mit einem Grundstück, etwa wenn ein Installateur das Bad saniert.

Bis 400 Euro Gesamtbetrag genügt eine vereinfachte Rechnung mit sechs Angaben. Seit 2025 gilt das für Kleinunternehmer auch bei höheren Beträgen.

Wann eine Rechnung Pflicht ist

Berechtigt, eine Rechnung auszustellen, ist jeder Unternehmer. Verpflichtet ist er nach § 11 Abs. 1 UStG in drei Fällen:

• bei Lieferungen und Leistungen an ein anderes Unternehmen für dessen Betrieb
• bei Lieferungen und Leistungen an eine juristische Person, die selbst kein Unternehmer ist, etwa einen Verein oder eine Gemeinde
• bei steuerpflichtigen Bau- und Handwerksleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, auch an Privatpersonen

Sie müssen die Rechnung ausstellen, ohne dass der Kunde sie verlangt, und die Pflicht gilt auch für steuerfreie Umsätze und für Umsätze mit Reverse Charge. Die Frist beträgt sechs Monate nach der Lieferung oder Leistung. Kürzer ist sie bei Geschäften mit Unternehmen in anderen EU-Staaten: Für innergemeinschaftliche Lieferungen und für Dienstleistungen, bei denen der ausländische Kunde die Steuer schuldet, ist die Rechnung bis zum 15. des Folgemonats auszustellen.

Ihr Kunde kann eine ordnungsgemäße Rechnung auch einklagen. Auf die Ausstellung und auf die Berichtigung einer fehlerhaften Rechnung besteht ein zivilrechtlicher Anspruch, weil er ohne sie keine Vorsteuer abziehen kann.

Privatkunden. Außerhalb des Baubereichs müssen Sie Privatkunden keine Rechnung ausstellen, und wenn Sie es tun, muss sie die Merkmale des § 11 grundsätzlich nicht enthalten. Davon unabhängig ist die Belegerteilungspflicht: Bei jeder Barzahlung, wozu auch Bankomat- und Kreditkarte vor Ort zählen, bekommt der Kunde vom ersten Euro an einen Beleg. Was darauf stehen muss, steht bei der Registrierkassenpflicht. Enthält der Kassenbeleg die Angaben einer Kleinbetragsrechnung, taugt er zugleich als Rechnung.

Die Pflichtangaben nach Rechnungsbetrag

Welche Angaben nötig sind, richtet sich nach dem Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer:

Bei fünf Angaben lohnt ein genauerer Blick:

Leistungsbeschreibung. Sammelbegriffe wie „Speisen und Getränke“, „Büromaterial“, „Werkzeug“ oder „Reparaturen“ reichen nach Auffassung des Finanzministeriums nicht. Ihr Kunde verliert damit den Vorsteuerabzug. Bei einem Geschäftsessen gehört die Konsumation Posten für Posten auf die Rechnung, bei Handwerkern, was genau instand gesetzt wurde. Die Beschreibung darf auch in einem Lieferschein oder Auftrag stehen, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf verweist.

Leistungsdatum. Es ist auch dann anzugeben, wenn es mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Dann genügt der Vermerk „Rechnungsdatum = Liefer- bzw. Leistungsdatum“, und zwar auch auf der Kleinbetragsrechnung. Liefern Sie laufend, etwa als Bäckerei an ein Hotel, reicht der Abrechnungszeitraum, solange er einen Kalendermonat nicht übersteigt.

Mehrere Steuersätze. Enthält eine Rechnung Posten mit unterschiedlichen Sätzen, sind Nettobeträge und Steuer nach Steuersätzen getrennt auszuweisen. Rechnet ein Programm die Steuer, darf sie in einer Summe stehen, wenn bei jedem Posten der Satz angegeben ist. Welcher Satz für welche Leistung gilt, steht bei der Mehrwertsteuer.

Steuerfreie Umsätze. Statt Steuersatz und Steuerbetrag gehört ein Hinweis auf die Befreiung auf die Rechnung, etwa bei Ausfuhren oder als Kleinunternehmer. Den Paragrafen müssen Sie dabei nicht nennen.

UID-Nummer des Kunden. Sie ist über 10.000 Euro brutto nötig, wenn Sie in Österreich ansässig sind und für das Unternehmen des Kunden leisten. Hat der Kunde keine UID-Nummer oder nennt er sie nicht, bleibt das laut Wirtschaftskammer für Sie ohne Folgen, es genügt der Vermerk „Keine UID angegeben“. Prüfen müssen Sie die Nummer für diese Grenze nicht. Wann die Prüfung trotzdem Pflicht ist, steht bei der UID-Nummer.

Name und Anschrift müssen nicht vollständig ausgeschrieben sein, jede Bezeichnung genügt, die beide eindeutig feststellen lässt. Kundennummern und Artikelschlüssel sind erlaubt, wenn sie sich aus Unterlagen auflösen lassen, die Sie und Ihr Kunde beide haben. Stellen Sie die Rechnung in einer fremden Währung aus, ist der Steuerbetrag zusätzlich in Euro anzugeben.

Rechnungsmuster mit allen Pflichtangaben

Das Muster zeigt eine Rechnung über 10.000 Euro zwischen zwei österreichischen Unternehmen. Es enthält damit alle elf Angaben:

Zwei Angaben im Muster verlangt nicht das Umsatzsteuergesetz. Firmenbuchnummer, Firmenbuchgericht, Rechtsform und Sitz müssen nach § 14 UGB auf allen Geschäftsbriefen eines im Firmenbuch eingetragenen Unternehmens stehen. Das Zahlungsziel ist gar keine Pflichtangabe, hat aber Folgen, sobald der Kunde zu spät zahlt (siehe Zahlungsziel und Aufbewahrung).

Zum Ausfüllen bietet die Wirtschaftskammer Word-Vorlagen für die Rechnung im Inland, die Kleinbetragsrechnung und die Rechnung mit Reverse Charge.

Die fortlaufende Rechnungsnummer

Das Gesetz verlangt eine fortlaufende Nummer „mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird“. Mehr schreibt es nicht vor. Daraus folgt:

• Jede Nummer darf es nur einmal geben.
• Wo Sie zu zählen beginnen, ist frei. Eine Kombination aus Jahr und laufender Nummer wie 2026-0147 ist ebenso zulässig wie eine durchgehende Zahl.
• Getrennte Nummernkreise, etwa je Filiale oder Registrierkasse, sind erlaubt.
• Auf Rechnungen an Privatkunden darf die Nummer nur fehlen, wenn Sie für Privat- und Firmenkunden getrennte Rechnungskreise führen. Gibt es nur einen, laufen alle Rechnungen gemeinsam durch.

Ob die Nummern tatsächlich fortlaufend vergeben sind, muss Ihr Kunde laut Wirtschaftskammer nicht prüfen. Die Pflicht liegt bei Ihnen als Aussteller.

Kleinbetragsrechnung bis 400 Euro

Übersteigt der Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer 400 Euro nicht, genügen nach § 11 Abs. 6 UStG neben dem Ausstellungsdatum fünf Angaben: Name und Anschrift des Ausstellers, Menge und Bezeichnung der Ware oder Leistung, Liefer- oder Leistungstag, der Bruttobetrag und der Steuersatz. Name des Kunden, Rechnungsnummer und UID-Nummer entfallen, die Steuer muss nicht eigens ausgewiesen sein. Die Grenze liegt seit März 2014 bei 400 Euro, davor waren es 150 Euro.

Der Kunde rechnet die Vorsteuer dann selbst heraus. Aus 96 Euro brutto mit 20 Prozent werden 80 Euro netto und 16 Euro Vorsteuer. Er muss allerdings weiterhin die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllen.

Nicht zulässig ist die vereinfachte Rechnung im Versandhandel, bei Umsätzen in anderen EU-Staaten, für die eine Rechnungspflicht besteht, und bei grenzüberschreitenden Leistungen, für die der Kunde die Steuer schuldet. Dort gelten die vollen Angaben unabhängig vom Betrag.

Rechnung als Kleinunternehmer

Seit 1. Jänner 2025 dürfen Kleinunternehmer immer vereinfacht abrechnen, auch weit über 400 Euro. § 11 Abs. 6 UStG stellt Rechnungen von Unternehmern, die die Befreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 in Anspruch nehmen, der Kleinbetragsrechnung gleich. Eine UID-Nummer brauchen Sie auf der Rechnung nicht, weil Sie keine Umsätze mit Recht auf Vorsteuerabzug ausführen.

Umsatzsteuer darf nicht auf der Rechnung stehen. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung darauf, etwa „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung“. Weisen Sie gegenüber einem Firmenkunden trotzdem Umsatzsteuer aus, schulden Sie den Betrag dem Finanzamt, bis Sie die Rechnung berichtigen. Wer als Kleinunternehmer gilt und wann sich der Verzicht lohnt, steht bei der Kleinunternehmerregelung.

Reverse Charge und Rechnungen in die EU

Schuldet Ihr Kunde die Umsatzsteuer, weil Reverse Charge gilt, schreiben Sie die Rechnung netto. Nach § 11 Abs. 1a UStG gehören zusätzlich zwei Dinge darauf: die UID-Nummer des Kunden und der Hinweis, dass die Steuerschuld auf ihn übergeht. Beide Angaben sind unabhängig vom Betrag nötig. Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung stehen beide UID-Nummern und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf der Rechnung.

Weisen Sie in diesen Fällen versehentlich österreichische Umsatzsteuer aus, schulden Sie sie aufgrund der Rechnung, während Ihr Kunde sie nicht abziehen darf. Wie das zustande kommt und welche Leistungen unter Reverse Charge fallen, steht bei Reverse Charge.

Rechnungen und Vorlagen aus Deutschland

Viele Rechnungsvorlagen im Netz stammen aus Deutschland. Das deutsche Umsatzsteuergesetz regelt die Merkmale ähnlich, aber nicht gleich:

Eine deutsche Vorlage mit Steuernummer statt UID-Nummer ist für eine österreichische Rechnung über 400 Euro also unvollständig, und die UID-Nummer des Kunden ab 10.000 Euro sieht sie gar nicht vor. Einen Überblick über die Merkmale einer Rechnung nach deutschem Recht samt Vorlagen gibt es bei rechnungen-muster.de.

Anzahlungs- und Schlussrechnung

Verlangen Sie vor der Leistung eine Anzahlung, gelten für die Anzahlungsrechnung dieselben Regeln wie für jede andere Rechnung (§ 11 Abs. 1 Z 4 UStG).

In der Schlussrechnung weisen Sie zunächst die gesamte Leistung mit Nettobetrag und Steuer aus. Davon ziehen Sie die bereits abgerechneten Anzahlungen samt der darauf entfallenden Steuer ab. Bei einem Auftrag über 20.000 Euro netto und einer Anzahlung von 6.000 Euro netto sieht das so aus:

Fehlt der Abzug, steht die Steuer auf die Anzahlung auf zwei Rechnungen. Gegenüber einem Firmenkunden schulden Sie sie dann kraft Rechnung ein zweites Mal, bis Sie die Schlussrechnung berichtigen.

Fehler korrigieren: Berichtigung, Storno und Gutschrift

Berichtigen darf nur, wer die Rechnung ausgestellt hat. Streicht oder ergänzt Ihr Kunde selbst etwas, hat das keine Wirkung. Die Wirtschaftskammer nennt zwei Wege:

• Berichtigungsnote: Ein eigener Beleg nennt die fehlenden oder falschen Angaben und verweist auf die ursprüngliche Rechnung. Mit einer Note lassen sich auch mehrere Rechnungen auf einmal berichtigen.
• Neue Rechnung: Behält sie die alte Nummer, muss sie als berichtigte Rechnung gekennzeichnet sein. Bekommt sie eine neue Nummer, muss sie auf die ursprüngliche Rechnung und deren Nummer verweisen.

Wirksam wird die Berichtigung erst, wenn sie beim Kunden nachweislich angekommen ist, und sie wirkt nicht zurück. Ihr Kunde darf die Vorsteuer also erst im Zeitraum der Berichtigung abziehen. Stellt die Finanz bei einer Prüfung eine mangelhafte Rechnung fest, beanstandet sie den Vorsteuerabzug laut Wirtschaftskammer nicht, wenn die Rechnung innerhalb einer angemessenen Frist berichtigt wird, in der Regel binnen eines Monats. Was der Fehler für den Empfänger bedeutet, steht beim Vorsteuerabzug.

Zu viel Steuer ausgewiesen. Haben Sie einem Unternehmen einen zu hohen Steuerbetrag in Rechnung gestellt, etwa 20 statt 10 Prozent, schulden Sie den ausgewiesenen Betrag, bis Sie die Rechnung berichtigen (§ 11 Abs. 12 UStG). Seit 24. Dezember 2025 gilt diese Steuerschuld kraft Rechnung nur noch bei Rechnungen an Unternehmer. Wer Umsatzsteuer ausweist, obwohl er gar nicht geliefert hat oder kein Unternehmer ist, schuldet sie ebenfalls (§ 11 Abs. 14). Eine Berichtigung ist dann nur möglich, wenn der Schaden für die Finanz beseitigt ist, etwa weil der Empfänger die Vorsteuer noch nicht abgezogen oder schon zurückgezahlt hat.

Rabatt, Skonto, Mängel. Ändert sich nachträglich nur das Entgelt, muss die Rechnung nicht berichtigt werden. Sie korrigieren die Umsatzsteuer in der Voranmeldung für den Monat, in dem die Änderung eintritt.

Storno. Entfällt ein Auftrag ganz, wird die Rechnung auf demselben Weg aufgehoben: mit einem Beleg, der auf die ursprüngliche Rechnung und ihre Nummer verweist und die Beträge zurücknimmt. Die Rechnung selbst zu löschen oder die Nummer neu zu vergeben, ist kein Storno.

Gutschrift. Im Umsatzsteuerrecht ist eine Gutschrift nicht die Minusbuchung nach einer Rücksendung, sondern eine Abrechnung durch den Kunden: Er stellt die Rechnung über eine Leistung aus, die er selbst bekommen hat. Verlage rechnen so Autorenhonorare ab, Lizenznehmer ihre Lizenzgebühren. Als Rechnung gilt die Gutschrift nach § 11 Abs. 8 nur, wenn beide Seiten das vereinbart haben, sie alle Pflichtangaben enthält, als „Gutschrift“ bezeichnet ist und dem Leistenden zugeht. Widerspricht er dem Steuerbetrag darin, verliert sie ihre Wirkung.

Elektronische Rechnung und E-Rechnung an den Bund

Eine Rechnung als PDF per E-Mail ist in Österreich zulässig, wenn der Empfänger dieser Form zustimmt (§ 11 Abs. 2 UStG). Gewährleistet sein müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit, und zwar sieben Jahre lang. Dafür reicht nach Auskunft des Finanzministeriums ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, etwa der Abgleich der Rechnung mit Bestellung und Lieferschein. Eine elektronische Signatur ist nicht nötig.

Schicken Sie dieselbe Rechnung zweimal, etwa als PDF und auf Papier, gehört ein Hinweis darauf in die Rechnung. Sonst steht die Steuer auf zwei Rechnungen, und Sie schulden sie kraft Rechnungslegung doppelt.

Rechnungen an den Bund müssen seit 1. Jänner 2014 ausschließlich als strukturierte E-Rechnung eingebracht werden, entweder über das Unternehmensserviceportal oder über das europäische Netz PEPPOL. Papierrechnungen nehmen Bundesdienststellen nicht mehr an. Für Rechnungen an Länder und Gemeinden besteht keine solche Pflicht.

Ab 1. Juli 2030 sind bei grenzüberschreitenden Geschäften zwischen Unternehmen in der EU nur noch strukturierte E-Rechnungen nach der Norm EN 16931 zulässig, PDF und Papier nicht mehr. Das folgt aus der EU-Richtlinie 2025/516, die Österreich bis dahin umsetzen muss. Ob auch für Geschäfte zwischen österreichischen Unternehmen eine E-Rechnungspflicht kommt, ist mit Stand September 2026 offen.

Zahlungsziel und Aufbewahrung

Ein Zahlungsziel muss nicht auf der Rechnung stehen. Ist nichts vereinbart, kann der Betrag nach § 904 ABGB „sogleich, nähmlich ohne unnöthigen Aufschub“ gefordert werden. Zwischen Unternehmen ist eine Zahlungsfrist von bis zu 60 Tagen nach § 459 Abs. 3 UGB „keinesfalls grob nachteilig“. Längere Fristen sind zulässig, aber nichtig, wenn sie den Gläubiger grob benachteiligen.

Zahlt ein Firmenkunde zu spät, stehen Ihnen Verzugszinsen von 9,2 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz zu (§ 456 UGB). Dazu kommt ein Pauschalbetrag von 40 Euro für die Betreibungskosten (§ 458 UGB). Vertraglich ausschließen lassen sich die Verzugszinsen nicht. Wie hoch die Zinsen gerade sind und was gegenüber Privatkunden gilt, steht bei den Verzugszinsen.

Aufbewahrung. Von jeder ausgestellten Rechnung bewahren Sie eine Kopie sieben Jahre auf, ebenso Lieferscheine und andere Belege, auf die sie verweist. Bei elektronischen Rechnungen muss auch die Lesbarkeit über diese Zeit gesichert sein. Für Rechnungen rund um Grundstücke gilt eine längere Frist, die Einzelheiten stehen bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

Häufige Fragen

Was muss auf einer Rechnung in Österreich stehen?

Über 400 Euro brutto zehn Angaben: Name und Anschrift von Aussteller und Kunde, Menge und Bezeichnung der Leistung, Liefer- oder Leistungsdatum, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und die UID-Nummer des Ausstellers. Über 10.000 Euro kommt bei Firmenkunden deren UID-Nummer dazu.

Gilt für Kleinbetragsrechnungen die Grenze von 250 Euro?

Nein, in Österreich liegt sie seit März 2014 bei 400 Euro einschließlich Umsatzsteuer. Die 250 Euro gelten in Deutschland.

Darf eine Privatperson eine Rechnung schreiben?

Eine Abrechnung ohne Umsatzsteuer, etwa über einen privaten Verkauf, darf jeder ausstellen. Umsatzsteuer ausweisen darf nur ein Unternehmer. Tut es jemand, der keiner ist, schuldet er den ausgewiesenen Betrag nach § 11 Abs. 14 UStG trotzdem. Unternehmer ist nach § 2 UStG allerdings schon, wer eine Tätigkeit nachhaltig ausübt, um Einnahmen zu erzielen, auch ohne Gewinnabsicht.

Wie lange habe ich Zeit, eine Rechnung zu stellen?

Sechs Monate ab der Lieferung oder Leistung. Für innergemeinschaftliche Lieferungen und für Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten, bei denen der Kunde die Steuer schuldet, endet die Frist am 15. des Folgemonats.

Darf ich eine Rechnung nachträglich ändern?

Ja, als Aussteller mit einer Berichtigungsnote oder einer neuen Rechnung, die auf die alte verweist. Die Berichtigung wirkt ab dem Zeitpunkt, zu dem sie beim Kunden eingeht, nicht rückwirkend.

Muss ein Kleinunternehmer eine Rechnungsnummer vergeben?

Nein. Seit 2025 dürfen Kleinunternehmer unabhängig vom Betrag vereinfacht abrechnen, und die vereinfachte Rechnung braucht weder Nummer noch Kundenanschrift. Pflicht sind Ausstellungsdatum, Name und Anschrift des Ausstellers, Leistung, Leistungsdatum, Betrag und der Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Quellen

• RIS - § 11 UStG: Ausstellung von Rechnungen
• usp.gv.at - Formerfordernisse einer Rechnung
• usp.gv.at - Kleinbetragsrechnungen
• usp.gv.at - Falscher Steuerausweis und mögliche Rechnungsmängel
• usp.gv.at - e-Rechnung
• usp.gv.at - Kleinunternehmen
• WKO - Erfordernisse einer Rechnung
• WKO - Berichtigung von Rechnungen
• WKO - Innergemeinschaftliche E-Rechnung ab 2030
• RIS - § 459 UGB: Zahlungsfristen zwischen Unternehmern
• RIS - § 14 UGB: Angaben auf Geschäftspapieren
• gesetze-im-internet.de - § 33 UStDV: Rechnungen über Kleinbeträge
• Bundesministerium der Finanzen (Deutschland) - Fragen zur E-Rechnung