Business

Firmenbuch und Firmenbuchauszug in Österreich

Aktualisiert am 22. August 2026·Redaktion finfo.at

Wer nur wissen will, wer hinter einer Firma steht, zahlt dafür nichts. Die kostenlose Kurzinformation auf JustizOnline nennt Firma, Rechtsform, Sitz, Geschäftsanschrift, Firmenbuchnummer, Geschäftszweig, die vertretungsbefugten Personen und einen allfälligen Insolvenzvermerk. Für die meisten Fragen an ein unbekanntes Gegenüber ist das bereits die Antwort.

Der vollständige Auszug kostet 4,89 Euro, mit den gelöschten historischen Daten 8,20 Euro. Beim Landesgericht kostet derselbe Auszug 19 Euro - der Weg über das Portal ist also nicht nur schneller.

Auf der anderen Seite steht die Eintragungspflicht, und die beginnt später, als viele Gründerinnen und Gründer annehmen: erst bei 700.000 Euro Jahresumsatz.

Wer eingetragen sein muss - und wer freiwillig kann

§ 2 Firmenbuchgesetz zählt auf, wer ins Hauptbuch gehört: Einzelunternehmer, offene Gesellschaften, Kommanditgesellschaften, Aktiengesellschaften, GmbH, seit 2024 auch die Flexible Kapitalgesellschaft, dazu Genossenschaften, Sparkassen, Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit und Privatstiftungen.

Für Kapital- und Personengesellschaften ist die Eintragung konstitutiv: Vor ihr existiert die GmbH als solche nicht. Beim Einzelunternehmen ist es umgekehrt - es entsteht mit der Gewerbeanmeldung, nicht mit dem Firmenbuch.

Pflicht wird die Eintragung für Einzelunternehmen erst über den Schwellenwert des § 189 UGB. Nach § 8 UGB gilt:

Über 700.000 Euro Umsatzerlöse in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren: Die Pflicht greift ab dem zweitfolgenden Jahr.
Über 1.000.000 Euro in einem Jahr: Die Pflicht greift schon ab dem folgenden Jahr.
Darunter ist die Eintragung freiwillig - und auf Antrag auch wieder löschbar.

Ausgenommen bleiben unabhängig vom Umsatz die Angehörigen der freien Berufe und die Land- und Forstwirte. Wer als Ärztin, Rechtsanwalt oder Ziviltechnikerin arbeitet, wird also auch bei Millionenumsätzen nicht eintragungspflichtig. Die Abgrenzung zwischen Gewerbe und freiem Beruf behandelt der Beitrag zum Gewerbeschein.

Freiwillig eintragen lassen sich viele trotzdem, aus zwei Gründen: Nur eingetragene Unternehmer dürfen einen Firmenwortlaut mit Fantasie- oder Sachbezeichnung führen - ohne Eintragung ist der eigene Name die Firma. Und viele Auftraggeber prüfen vor der ersten Rechnung, ob es das Unternehmen im Register gibt.

Was im Firmenbuch steht

Das Firmenbuch besteht aus zwei Teilen. Im Hauptbuch stehen die Eintragungen selbst, in der Urkundensammlung die dahinterliegenden Dokumente: Gesellschaftsverträge, Jahresabschlüsse, Musterzeichnungen, Beschlüsse.

Bei jedem Rechtsträger sind nach § 3 FBG einzutragen:

Angabe	Wozu sie im Alltag dient
Firmenbuchnummer	eindeutige Kennung, gehört auf Geschäftsbriefe und die Website
Firma und Rechtsform	zeigt, wer haftet - bei der GmbH nur das Gesellschaftsvermögen
Sitz und Geschäftsanschrift	maßgeblich für Zustellungen und das zuständige Gericht
Geschäftszweig	Eigenangabe, kein Nachweis einer Gewerbeberechtigung
vertretungsbefugte Personen	wer unterschreiben darf, einzeln oder gemeinsam
Insolvenz- und Auflösungsvermerke	das wichtigste Warnsignal vor einem Geschäftsabschluss

Der Geschäftszweig ist der am häufigsten missverstandene Eintrag: Er beruht auf der eigenen Angabe des Unternehmens und sagt nichts darüber aus, ob die dafür nötige Gewerbeberechtigung vorliegt. Wer das prüfen will, sucht im Gewerbeinformationssystem GISA, das die aufrechten Gewerbeberechtigungen führt.

Der Auszug: welcher reicht und was er kostet

Abfrage	Gebühr	Wofür
Kurzinformation auf JustizOnline	kostenlos	Firma, Sitz, FN, Vertretung, Insolvenzvermerk
aktueller Firmenbuchauszug	4,89 €	vollständiger Stand, für Banken und Behörden
Auszug mit historischen Daten	8,20 €	frühere Geschäftsführer, Sitzverlegungen, Namensänderungen
Teilauszug oder Personensuche	1,52 €	Abfrage nach Personen statt nach Firma
Auszug beim Landesgericht	19,00 €	wenn eine Papierausfertigung verlangt wird

Der elektronische Auszug ist der beglaubigten Papierform gleichwertig: Nach § 34 Abs. 1a FBG wird mit der elektronischen Signatur der Justiz bestätigt, dass er mit der Datenbank übereinstimmt. Wer trotzdem ein gestempeltes Dokument braucht, bekommt es beim Landesgericht oder bei jedem Notar - Notare sind nach § 35 FBG verpflichtet, jedermann Einsicht zu gewähren.

Neben JustizOnline gibt es private Verrechnungsstellen, die im Auftrag des Justizministeriums abfragen. Sie dürfen einen genehmigten Aufschlag auf die Gebühr verlangen, bieten dafür Komfortfunktionen wie Sammelabfragen und Überwachungsaufträge. Für die einzelne Abfrage ist der direkte Weg der günstigere.

Das Gegenstück für Liegenschaften funktioniert nach demselben Muster und ist im Beitrag zum Grundbuchauszug beschrieben.

Eintragen lassen: Ablauf und Kosten

Einzelunternehmen können sich seit einiger Zeit online anmelden, mit ID Austria oder über das Unternehmensserviceportal. Die Beglaubigung der Unterschrift entfällt dabei, weil die Identität elektronisch geprüft wird. Gesellschaften brauchen dagegen den Weg über Notariat oder Rechtsanwaltskanzlei, weil der Gesellschaftsvertrag beglaubigt oder notariell errichtet werden muss.

Die Gerichtsgebühren fallen je nach Rechtsform unterschiedlich aus - die Wirtschaftskammer nennt als Richtwerte rund 100 Euro für ein Einzelunternehmen, rund 260 Euro für OG oder KG und rund 450 Euro für eine GmbH.

Bei einer echten Neugründung entfallen diese Gebühren zur Gänze. Voraussetzung ist das ausgefüllte NeuFöG-Formular samt Beratungsbestätigung der Wirtschaftskammer, das bei der Anmeldung vorliegen muss - eine nachträgliche Rückerstattung ist in aller Regel nicht möglich. Nicht begünstigt ist, wer sich in den letzten fünf Jahren bereits gleichartig selbstständig betätigt hat.

Vor der Anmeldung lohnt die Prüfung des gewünschten Firmenwortlauts. Er muss zur Unterscheidung geeignet sein und darf nicht irreführen; Sach- und Fantasiebezeichnungen sollten zusätzlich gegen bestehende Marken geprüft werden. Welche Schritte sonst noch zur Gründung gehören, steht im Fahrplan zum Selbstständigmachen.

Was nach der Eintragung zu tun ist

Zwei Pflichten werden regelmäßig unterschätzt. Die erste: Änderungen sind unverzüglich anzumelden - neue Geschäftsanschrift, Wechsel in der Geschäftsführung, Änderung des Firmenwortlauts. Wer die Geschäftsanschrift nicht aktuell hält, riskiert, dass Zustellungen an der eingetragenen Adresse als wirksam gelten.

Die zweite betrifft Kapitalgesellschaften: Der Jahresabschluss ist nach § 277 UGB spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag beim Firmenbuchgericht einzureichen. Bei einem Stichtag zum 31. Dezember läuft die Frist also bis 30. September.

Wird die Frist versäumt, verhängt das Gericht nach § 283 UGB eine Zwangsstrafe von 700 bis 3.600 Euro, bei Kleinstkapitalgesellschaften 350 bis 1.800 Euro. Entscheidend ist der Nachsatz: Sie wird alle zwei Monate erneut verhängt, solange nicht eingereicht wird - und sie trifft die Geschäftsführer persönlich, nicht nur die Gesellschaft. Was in den Jahresabschluss gehört und wer stattdessen mit einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung auskommt, hängt an derselben 700.000-Euro-Schwelle.

Häufige Fragen

Was kostet ein Firmenbuchauszug?

Der aktuelle Auszug kostet 4,89 Euro, mit historischen Daten 8,20 Euro, beim Landesgericht 19 Euro. Die Kurzinformation mit Firma, Sitz, Firmenbuchnummer und vertretungsbefugten Personen ist auf JustizOnline kostenlos.

Ab wann muss ich mich ins Firmenbuch eintragen lassen?

Als Einzelunternehmen ab 700.000 Euro Umsatzerlösen in zwei aufeinanderfolgenden Jahren, bei über einer Million Euro schon ab dem folgenden Jahr. Gesellschaften sind unabhängig vom Umsatz einzutragen, freie Berufe und Land- und Forstwirte gar nicht.

Ist die Eintragung kostenlos, wenn ich neu gründe?

Ja, nach dem Neugründungs-Förderungsgesetz entfallen die Gerichtsgebühren. Das NeuFöG-Formular mit der Beratungsbestätigung der Wirtschaftskammer muss aber bei der Anmeldung vorliegen.

Wie finde ich die Firmenbuchnummer eines Unternehmens?

Über die kostenlose Firmensuche auf JustizOnline. Eingetragene Unternehmen müssen ihre Firmenbuchnummer außerdem auf Geschäftsbriefen, Bestellscheinen und der eigenen Website angeben.

Was passiert, wenn der Jahresabschluss zu spät eingereicht wird?

Das Gericht verhängt eine Zwangsstrafe von 700 bis 3.600 Euro gegen jeden gesetzlichen Vertreter, bei Kleinstkapitalgesellschaften 350 bis 1.800 Euro. Sie wird alle zwei Monate wiederholt, bis eingereicht wird.

Kann ich eine freiwillige Eintragung wieder löschen lassen?

Ja. Wer nicht rechnungslegungspflichtig ist, kann die Löschung beantragen. Mit ihr entfällt allerdings auch das Recht, einen Fantasie- oder Sachfirmenwortlaut zu führen.

Quellen

Stand: August 2026. Rechtsgrundlage: Firmenbuchgesetz (FBG), insbesondere §§ 2, 3, 33, 34 und 35, sowie §§ 8, 189, 277 und 283 UGB. Gebühren nach Angaben des Bundesministeriums für Justiz, Gründungskosten nach der Wirtschaftskammer.