Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist die vereinfachte Gewinnermittlung: Erfasst wird, was im Kalenderjahr tatsächlich zugeflossen und abgeflossen ist. Der Gewinn ist die Differenz - keine Bilanz, keine Rückstellungen, keine Forderungsbewertung.
Zulässig ist sie, solange keine Buchführungspflicht nach dem Unternehmensgesetzbuch besteht. Die Schwelle liegt bei 700.000 Euro Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren; die Pflicht tritt dann ab dem zweitfolgenden Geschäftsjahr ein. Wer 1.000.000 Euro überschreitet, ist schon im Folgejahr buchführungspflichtig.
Zwei Dinge machen in der Praxis den Unterschied zwischen einer akzeptierten und einer geschätzten Buchhaltung: die Frage, wann ein Betrag steuerlich als geflossen gilt, und die Frage, ob die Grundaufzeichnungen unveränderbar sind. Beim zweiten Punkt scheitern erstaunlich viele Betriebe an einem Werkzeug, das fast jeder verwendet.
Wer die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen darf
Nach der Darstellung der WKO dürfen Gewerbetreibende sie anwenden, wenn keine Buchführungspflicht besteht und auch nicht freiwillig Bücher geführt werden. Im Detail:
- Doppelte Buchhaltung ist verpflichtend, wenn der Umsatz aus Gewerbebetrieb oder selbstständiger Arbeit - ausgenommen freie Berufe - in zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren jeweils 700.000 Euro übersteigt.
- Über 1.000.000 Euro greift die Pflicht bereits ab dem Folgejahr.
- Werden die Grenzen zwei Jahre lang nicht überschritten, erlischt die Pflicht mit Beginn des darauffolgenden Kalenderjahres.
- Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften ohne unbeschränkt haftende natürliche Person - etwa die GmbH und Co KG - sind unabhängig vom Umsatz buchführungspflichtig.
- Freie Berufe können unabhängig von der Umsatzhöhe die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen.
Zufluss-Abfluss-Prinzip und seine Ausnahmen
Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Zahlung, nicht der Rechnungslegung. Die Rechnung vom Dezember, die im Jänner bezahlt wird, gehört ins neue Jahr. Das eröffnet Gestaltungsspielraum bei der Gewinnverteilung über den Jahreswechsel - und ist zugleich die häufigste Fehlerquelle bei selbst geführten Aufzeichnungen.
Zwei Durchbrechungen sind zu beachten:
- Anlagevermögen wird nicht im Zahlungszeitpunkt abgesetzt, sondern über die Absetzung für Abnutzung verteilt. Geringwertige Wirtschaftsgüter dürfen sofort abgesetzt werden.
- Bestimmte Wirtschaftsgüter des Umlaufvermögens - Grundstücke sowie Gold, Silber, Platin und Palladium, sofern sie nicht der unmittelbaren Weiterverarbeitung dienen - sind erst beim Ausscheiden aus dem Betriebsvermögen Betriebsausgabe.
Sachentnahmen zählen ebenfalls zu den Betriebseinnahmen, obwohl kein Geld fließt: Wer Waren für private Zwecke entnimmt, muss das erfassen.
Welche Aufzeichnungen Pflicht sind
| Aufzeichnung | Zweck |
|---|---|
| Einnahmen-Ausgaben-Journal | chronologische Erfassung aller Geschäftsfälle, getrennt nach Steuersätzen |
| Anlagenverzeichnis | Anschaffungskosten, Nutzungsdauer und Abschreibung je Wirtschaftsgut |
| Wareneingangsbuch | für Betriebe mit Warenhandel |
| Lohnkonten | bei Dienstnehmern |
| Belegsammlung | lückenlose Grundlage für alle Buchungen |
Bei Barumsätzen über 7.500 Euro im Jahr müssen alle Bareinnahmen einzeln erfasst werden; als Barumsatz zählen auch Bankomat- und Kreditkartenzahlungen, Barschecks und Gutscheine. Ein Kassasturz ist nur noch in Ausnahmefällen zulässig. Ob zusätzlich eine Registrierkasse nötig ist, entscheidet sich an den Grenzen von 15.000 Euro Jahresumsatz und 7.500 Euro Barumsätzen.
Der Excel-Fallstrick: Excel-Tabellen sind nach Auffassung der Finanzverwaltung keine Grundaufzeichnungen im Sinne der Bundesabgabenordnung, weil sie jederzeit nachträglich veränderbar sind und Änderungen nicht nachvollzogen werden können. Wer seine Losungen nur in einer Tabellenkalkulation führt, riskiert die Verwerfung der Aufzeichnungen und damit eine Schätzung.
Aufbewahrung: sieben Jahre, bei Grundstücken 22
Nach der Broschüre der Wirtschaftskammer sind Bücher, Aufzeichnungen, Belege und alle Grundaufzeichnungen sieben Jahre aufzubewahren. Für Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken beträgt die Frist 22 Jahre.
Die elektronische Archivierung ist zulässig, wenn die urschriftgetreue, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der Frist jederzeit gewährleistet ist. Belege einfach zu scannen und auf einem USB-Stick zu sichern, genügt dafür nicht - die Unveränderbarkeit ist damit nicht sichergestellt.
Pauschalierung statt Belegsammlung
Statt die tatsächlichen Ausgaben zu erfassen, kann der Gewinn pauschal ermittelt werden. Für Kleinunternehmer mit einem Umsatz bis 55.000 Euro gilt seit 2025:
| Betriebsart | Pauschale | Höchstbetrag |
|---|---|---|
| Produktion und Handel | 45 Prozent der Betriebseinnahmen | 24.750 Euro |
| bestimmte Dienstleistungsbetriebe | 20 Prozent der Betriebseinnahmen | 11.000 Euro |
Zusätzlich abzugsfähig bleiben die Sozialversicherungsbeiträge und der Grundfreibetrag des Gewinnfreibetrags. Bei Inanspruchnahme ist zwingend das Formular E1a-K zu verwenden. Die Details zur Abgrenzung stehen im Beitrag zur Kleinunternehmerregelung.
Umsatzsteuer: Brutto- oder Nettosystem
Umsatzsteuerpflichtige Einnahmen-Ausgaben-Rechner können zwischen zwei Methoden wählen. Beim Nettosystem - in der Praxis der Regelfall - bleibt die Umsatzsteuer außerhalb der Gewinnermittlung. Beim Bruttosystem sind die vereinnahmte Umsatzsteuer Betriebseinnahme und die bezahlte Vorsteuer Betriebsausgabe; weil Vereinnahmung und Abfuhr oft in verschiedene Jahre fallen, kommt es dabei praktisch immer zu Periodenverschiebungen.
Umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer kreuzen in der Beilage E1a beziehungsweise E1a-K das Bruttosystem an. Die Zahllast aus der Voranmeldung ist jeweils einen Monat und 15 Tage nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig - bei Quartalszahlern also am 15. Mai, 15. August, 15. November und 15. Februar.
Häufige Fragen
Welche Formulare sind abzugeben?
Für das abgelaufene Jahr die Einkommensteuererklärung E1 samt Beilage E1a - bei Kleinunternehmerpauschalierung E1a-K - sowie die Umsatzsteuererklärung U1, sofern Umsatzsteuerpflicht besteht. Die Übermittlung erfolgt grundsätzlich elektronisch über FinanzOnline.
Kann ich freiwillig zur Bilanzierung wechseln?
Ja. Der Wechsel ist möglich, führt aber zu einem Übergangsgewinn oder -verlust, weil offene Forderungen und Verbindlichkeiten erstmals erfasst werden. Der umgekehrte Weg zurück zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist erst nach Wegfall der Buchführungspflicht und mit Übergangsergebnis möglich.
Muss ich ein Bankkonto für den Betrieb führen?
Gesetzlich vorgeschrieben ist ein eigenes Geschäftskonto für Einzelunternehmen nicht - Bankeinnahmen und -ausgaben können auch über ein gemischt genutztes Konto laufen, sofern die Kontoauszüge lückenlos aufbewahrt werden. Praktisch erleichtert ein Firmenkonto die Trennung erheblich.
Wie werden Anzahlungen behandelt?
Nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip sind erhaltene Anzahlungen im Jahr des Zuflusses Betriebseinnahme, auch wenn die Leistung erst später erbracht wird. Umsatzsteuerlich entsteht die Steuerschuld ebenfalls mit der Vereinnahmung.
Was passiert bei einem Verlust?
Verluste aus der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sind unbeschränkt vortragsfähig und können mit künftigen Gewinnen verrechnet werden. Eine Verrechnung mit anderen Einkünften desselben Jahres - etwa aus einem Dienstverhältnis - ist im Rahmen der Veranlagung möglich.